Kurz gesagt: Ein gutes Projekt-Dashboard in monday.com beantwortet die wenigen Fragen, die eine bestimmte Zielgruppe jede Woche stellt, mit verlässlichen Daten, weil die zugrunde liegenden Boards sauber gepflegt sind. Beginnen Sie mit den Fragen, legen Sie fest, für wen das Dashboard ist, sorgen Sie dafür, dass die Boards die richtigen Spalten enthalten, und wählen Sie erst dann die Widgets. Die meisten Dashboards scheitern, weil sie andersherum gebaut werden.

Wenn Sie zuerst die allgemeine Theorie möchten, lesen Sie unseren Wiki-Artikel zu Projekt-Dashboards. Dieser Artikel ist die praktische monday.com-Version, basierend auf den Dashboards, die wir jede Woche für Kunden bauen.

Warum die meisten Projekt-Dashboards ungenutzt bleiben

  • Niemand vertraut den Zahlen. Widgets lesen aus Boards, in denen die Hälfte der Elemente keinen Verantwortlichen oder einen veralteten Status hat, also prüfen die Manager doch wieder in Excel.
  • Ein Dashboard für alle. Das Team will wissen, was diese Woche fällig ist, die Geschäftsführung will wissen, welche Projekte gefährdet sind. Ein Bildschirm kann nicht beides gut.
  • Zu viele Widgets. Zwanzig Diagramme sehen beeindruckend aus und sagen nichts. Niemand findet die eine Zahl, wegen der er gekommen ist.
  • Keine Routine. Wenn das Dashboard nicht Teil einer wöchentlichen Besprechung oder einer Entscheidung ist, öffnet es niemand.

Schritt 1: Beginnen Sie mit den Fragen, nicht mit den Widgets

Schreiben Sie die fünf bis acht Fragen auf, die Ihre Zielgruppe stellt. Für ein PMO könnten das sein: Welche Projekte sind verspätet, wo wird das Budget überschritten, wer ist überlastet, was startet nächsten Monat? Jede Frage wird zu einem Widget. Fragen, die niemand stellt, bekommen kein Widget, so schön das Diagramm auch aussähe.

Schritt 2: Machen Sie die Boards dashboardtauglich

Ein Dashboard ist eine Ansicht auf Boards, also bestimmen die Boards die Qualität. Prüfen Sie vor dem Bauen:

  • Eine Status-Spalte mit vereinbarten Labels, die auf jedem Projekt-Board, aus dem das Dashboard liest, gleich verwendet wird.
  • Eine Verantwortlichen-Spalte (Personen-Spalte), die immer ausgefüllt ist.
  • Datums- oder Zeitleisten-Spalten für Start und Deadline, damit Sie zeigen können, was verspätet ist oder ansteht.
  • Zahlen, wo Sie Zahlen brauchen: Budget, Ist-Kosten, Stunden, Fortschritt. Ein Dashboard kann keine Textspalte summieren.
  • Einheitliche Struktur über alle Boards. Wenn Sie mehrere Projekt-Boards kombinieren, sollten sie dieselben Spalten haben. Eine Vorlage für neue Projekte hilft enorm.
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Boards kann ein Dashboard im Standard-Plan kombinieren; Basic erlaubt 1, Enterprise bis zu 50Quelle: Entwicklerdokumentation von monday.com

Wenn Sie Dutzende Projekte haben, denken Sie über ein Portfolio-Setup nach: ein Board mit einer Zeile pro Projekt, gespeist aus den Projekt-Boards, statt eines Dashboards, das fünfzig Boards zu kombinieren versucht. Das ist schneller, leichter zu pflegen und funktioniert auch in kleineren Plänen.

Schritt 3: Ein Dashboard pro Zielgruppe

Welche Widgets zu welcher Zielgruppe passen
ZielgruppeFragenWidgets, die funktionieren
ProjektteamWas ist diese Woche fällig? Was ist blockiert? Wer macht was?Kalender oder Zeitleiste, Elemente nach Status, Workload pro Person, eine gefilterte Tabelle mit überfälligen Elementen
Projektleiter oder PMOWelche Projekte sind verspätet oder über Budget? Wo ist die Kapazität knapp?Batterie oder Statusübersicht pro Projekt, Zahlen für Budget gegenüber Ist, Workload, Gantt über alle Projekte
GeschäftsführungSind wir auf Kurs? Wo liegen die Risiken? Was kommt als Nächstes?Einige Zahlen-Widgets (aktive Projekte, gefährdet, verbrauchtes Budget), ein Diagramm der Projekte pro Status, eine kurze Liste mit Warnsignalen

Halten Sie Dashboards für die Geschäftsführung besonders kurz. Wenn eine Geschäftsführerin scrollen muss, ist das Dashboard zu lang. Viewer sind in kostenpflichtigen Plänen kostenlos, sodass Stakeholder, die nur Dashboards ansehen, keinen bezahlten Platz brauchen.

Schritt 4: Wählen Sie Widgets, die jeweils eine Frage beantworten

  • Zahlen für einzelne Kennzahlen: aktive Projekte, überfällige Elemente, verbrauchtes Budget.
  • Batterie für den Fortschritt pro Projekt oder Phase auf einen Blick.
  • Diagramm für Verteilungen: Projekte pro Status, pro Abteilung, pro Kunde.
  • Workload, um zu sehen, wer projektübergreifend überlastet ist, basierend auf Verantwortlichen und Aufwand oder Stunden.
  • Zeitleiste oder Gantt für die Abfolge von Projekten und Meilensteinen.
  • Tabelle mit Filter, für die kurze Liste, die jemand abarbeiten muss, etwa überfällige Elemente ohne Verantwortlichen.

Geben Sie jedem Widget einen Titel in Form der Frage, die es beantwortet, zum Beispiel „Welche Projekte sind verspätet?“ statt „Statusdiagramm“. Das klingt nach einer Kleinigkeit, macht ein Dashboard aber lesbar für Menschen, die es nicht gebaut haben.

Schritt 5: Machen Sie es zur Routine

Nutzen Sie das Dashboard in der Besprechung, für die es gebaut wurde: im wöchentlichen Team-Stand-up, im monatlichen PMO-Review, in der Sitzung der Geschäftsführung. Wenn das Dashboard auf dem Bildschirm ist, aktualisieren die Leute ihre Elemente vor der Besprechung, und die Datenqualität verbessert sich von selbst. Das ist der eigentliche Grund, warum gute Dashboards in Gebrauch bleiben.

Verel, ein Unternehmen für Event- und Innenausbau, rollt jedes neue Projekt aus einer festen Vorlage aus, sodass alle Projekt-Boards dieselbe Struktur haben. Genau das macht verlässliche projektübergreifende Übersichten möglich. Wie das funktioniert, lesen Sie im Verel-Use-Case.

Fünf Fehler, die Sie vermeiden sollten

  • Das Dashboard bauen, bevor die Status-Labels vereinbart sind.
  • Boards kombinieren, die nicht dieselben Spalten haben.
  • Allen alles zeigen, statt ein Dashboard pro Zielgruppe.
  • Farben ohne Bedeutung verwenden. Rot sollte genau eines bedeuten: Handlungsbedarf.
  • Das Dashboard nie überprüfen. Entfernen Sie jedes Quartal die Widgets, die niemand ansieht.