Kurz gesagt: Buchen Sie einen monday.com-Scan, wenn Sie vermuten, dass das Setup selbst das Problem ist, und eine monday.com-Schulung, wenn das Setup stimmt, die Mitarbeitenden es aber nicht gut nutzen. Wenn Sie unsicher sind, beginnen Sie mit dem Scan. Wer Mitarbeitende auf einer Struktur schult, die nicht funktioniert, bringt ihnen bei, sie zu umgehen, und das macht die nächste Aufräumaktion schwieriger.
Diese Frage bekommen wir jede Woche, meist in der Form „Unser Team nutzt monday.com nicht richtig, können Sie vorbeikommen und es schulen?“. Manchmal ist eine Schulung genau das Richtige. Genauso oft liegt die eigentliche Ursache im Konto: zwölf Versionen desselben Projekt-Boards, Status-Labels, die in jedem Team etwas anderes bedeuten, oder ein Dashboard, das Daten aus Boards zieht, die niemand aktualisiert. Im Folgenden zeigen wir, wie wir beides unterscheiden.
Was ein Scan leistet und was eine Schulung leistet
| monday.com-Scan | monday.com-Schulung | |
|---|---|---|
| Welche Frage beantwortet wird | Ist unser Konto richtig aufgesetzt? | Wissen unsere Leute, wie man darin arbeitet? |
| Was betrachtet wird | Boards, Workspaces, Automatisierungen, Integrationen, Dashboards, Berechtigungen | Wie Mitarbeitende navigieren, aktualisieren, automatisieren und berichten |
| Wer die Arbeit macht | Ein Senior Consultant, mit Input von ein oder zwei Admins oder Key Usern | Ihr Team, angeleitet von einem Consultant |
| Typische Dauer | 5 bis 10 Werktage, inklusive Bericht und Besprechung | Sessions von 2 bis 4 Stunden, bis hin zu mehrtägigen Workshops |
| Was Sie mitnehmen | Eine priorisierte Liste von Verbesserungen, Quick Wins und eine Roadmap | Mitarbeitende, die mehr selbst erledigen können, in ihren eigenen Workflows |
| Ändert es das Setup? | Empfiehlt Änderungen; Sie entscheiden, wer sie umsetzt | Nein, es zeigt, wie man das vorhandene Setup nutzt |
Beides gehört zu Elevate, der Phase, in der wir Organisationen, die monday.com bereits nutzen, helfen, mehr daraus zu machen. Die beiden lösen unterschiedliche Probleme. Deshalb kostet es Zeit und Budget, wenn Sie zuerst das Falsche wählen.
Woran Sie erkennen, dass Sie zuerst einen Scan brauchen
Diese Symptome entstehen durch die Struktur des Kontos. Keine Schulung der Welt beseitigt sie:
- Dasselbe existiert an mehreren Stellen. Zwei oder drei Projekt-Boards pro Abteilung, jedes mit leicht anderen Spalten, weil jedes Team sein eigenes kopiert und angepasst hat.
- Niemand vertraut den Dashboards. Die Geschäftsführung prüft die Zahlen trotzdem in Excel, weil die Widgets Daten aus halb gepflegten oder falsch gefilterten Boards ziehen.
- Status-Labels bedeuten Unterschiedliches. „Erledigt“ im Vertrieb heißt in der Buchhaltung „wartet auf Rechnung“. Teamübergreifendes Reporting wird zum Ratespiel.
- Automatisierungen, die niemand erklären kann. Elemente verschieben sich oder Benachrichtigungen gehen raus, und niemand weiß mehr, welche Regel das auslöst oder wer sie angelegt hat.
- Berechtigungen sind gewachsen. Ehemalige Mitarbeitende besitzen noch Boards, Gäste sehen mehr als sie sollten und private Boards verstecken Arbeit, von der andere abhängen.
- Ihr Setup wurde von jemandem gebaut, der nicht mehr da ist. Die Logik existierte nur im Kopf einer Person. Das ist einer der häufigsten Gründe, warum man uns dazuholt.
Ein monday.com-Scan ist ein unabhängiges Audit durch einen Senior Consultant. Wir prüfen Workflow-Struktur und Boards, die Nutzung von Ansichten, Automatisierungen und Integrationen sowie Governance, Berechtigungen und Sicherheit. Sie erhalten ein klares Bild davon, was funktioniert und was nicht, konkrete Quick Wins, Möglichkeiten für Automatisierung und KI und eine priorisierte Roadmap, mit persönlicher Besprechung. Das funktioniert auch, wenn jemand anderes Ihr Konto implementiert hat.
Wann eine monday.com-Schulung der richtige erste Schritt ist
Eine Schulung lohnt sich, wenn die Struktur stimmt, die Mitarbeitenden aber keinen Nutzen daraus ziehen:
- Die Boards sind logisch, aber Updates kommen spät. Die Leute weichen auf E-Mail oder Chat aus, weil sie sich in der Oberfläche noch nicht sicher fühlen.
- Neue Kollegen kommen nicht weiter. Das Onboarding hängt an einem vielbeschäftigten Kollegen, der Dinge erklärt, „wenn Zeit ist“.
- Sie zahlen für Funktionen, die niemand nutzt. Sie haben Standard oder Pro, aber Automatisierungen, Zeitleisten und Dashboards bleiben unberührt.
- Jedes Team arbeitet anders im selben Board. Nicht weil das Board falsch ist, sondern weil niemand vereinbart hat, wie es genutzt wird.
- Ihr Admin ist unsicher. Die Person, die Benutzer und Berechtigungen verwaltet, arbeitet nach dem Prinzip Versuch und Irrtum.
Unsere monday.com-Schulungen gibt es in mehreren Stufen: Grundlagen für Teams, die das Fundament beherrschen möchten, Fortgeschritten für Teams, die komplexe Automatisierungen, Integrationen und Dashboards wollen, Admin für Workspace-Admins und IT-Verantwortliche, und maßgeschneiderte Programme, die mehrere Module kombinieren. Die Sessions finden auf Niederländisch, Englisch, Französisch oder Deutsch statt, vor Ort oder online, und immer mit Ihren eigenen Workflows statt mit einem Demokonto.
Ein Fünf-Minuten-Test, den Sie selbst machen können
Öffnen Sie das Board, das Ihr Team am häufigsten nutzt, und beantworten Sie diese fünf Fragen. Zählen Sie die „Nein“-Antworten.
- Gibt es für diesen Prozess genau ein Board (oder eine verbundene Gruppe von Boards)?
- Hat jedes Status-Label eine Bedeutung, auf die sich alle geeinigt haben?
- Können Sie jede Automatisierung auf diesem Board erklären, und wissen Sie, wer dafür verantwortlich ist?
- Würden Sie das Dashboard, das auf diesem Board basiert, Ihrer Geschäftsführung zeigen, ohne die Zahlen vorher zu prüfen?
- Hat jeder, der dieses Board sehen sollte, Zugriff, und sonst niemand?
Zwei oder mehr „Nein“-Antworten: Beginnen Sie mit einem Scan. Die Probleme sind struktureller Natur, und eine Schulung würde Gewohnheiten darauf aufbauen. Keine oder eine: Ihr Setup ist wahrscheinlich solide, und eine Schulung bringt den schnellsten Ertrag.
Warum die beste Reihenfolge meist lautet: erst Scan, dann Schulung
In Konten, die seit mehr als einem Jahr laufen, empfehlen wir fast immer beides, in dieser Reihenfolge. Der Scan zeigt, was sich ändern muss. Sobald die Struktur bereinigt ist, baut die Schulung auf den verbesserten Boards auf, sodass die Mitarbeitenden die Arbeitsweise lernen, die Sie tatsächlich beibehalten wollen. Eine Schulung vor der Bereinigung bedeutet, einen Prozess zu vermitteln, der sich ein paar Wochen später ändert.
Es gibt einen zweiten Vorteil. Der Scan zeigt, welche Teams am meisten kämpfen und mit welchen Funktionen, sodass die Schulung gezielt sein kann: eine Admin-Session für die Personen, die Berechtigungen verwalten, eine Session auf Fortgeschrittenen-Niveau für das Team, das Automatisierungen braucht, und eine kurze Grundlagen-Auffrischung für Gelegenheitsnutzer. Das ist günstiger und wirksamer, als alle einen Tag lang in denselben Raum zu setzen.
Was nach dem Scan passiert
Der Bericht gehört Ihnen. Manche Organisationen setzen die Empfehlungen anhand der priorisierten Liste selbst um. Andere bitten uns, die Bereinigung zu übernehmen, und viele machen mit Managed Services weiter: ein fester Senior Consultant als einziger Ansprechpartner für alle Fragen zu monday.com, damit das Konto nicht wieder in den Zustand zurückfällt, den der Scan vorgefunden hat.
