Verel bringt mit monday.com Struktur in Veranstaltungen und den Innenausbau
- Zentrale Plattform
- End-to-End-Transparenz
- 3.900 Stunden jährlich eingespart
Über Verel Building Experiences
Verel ist ein niederländisches Unternehmen, das seit 2004 im Bereich der Markenstärkung tätig ist. Mit einem integrierten Design- und Bauansatz entwickeln und realisieren sie Innenausstattungen, Veranstaltungen und Erlebniszentren, die Marken zum Leben erwecken. Mit einem Team von mehr als 40 Fachleuten arbeitet Verel täglich an Projekten, in denen Kreativität, Handwerkskunst und Technologie zusammenkommen.
Wenn Wachstum Komplexität mit sich bringt
Mit dem weiteren Wachstum von Verel wurde es immer schwieriger, den Überblick zu behalten. Mit mehreren Disziplinen, mehr Projekten und immer mehr Menschen, die gleichzeitig an demselben Projekt arbeiten, reichen einzelne E-Mails, persönliche To-do-Listen und Excel-Dateien nicht mehr aus. „Wenn man klein ist, funktioniert alles prima per E-Mail”, sagt Yannick de Bekker, Eventleiter. „Aber mit mehr als 40 Mitarbeitern braucht man etwas, um reibungslose Kommunikationswege einzurichten und den gesamten Prozess zu dokumentieren.“
Fragmentierte Informationen als strukturelles Risiko
Dieses Wachstum deckte auch ein strukturelles Risiko auf. Informationen waren über verschiedene Kanäle und Standorte verstreut und oft an einzelne Mitarbeiter statt an Projekte gebunden. „Alles, was früher per E-Mail verschickt wurde, lief über viele verschiedene Kanäle“, sagt Lando Oomen, Leiter für Innenausbau. „Wenn jemand abwesend war, musste man suchen: Wo sind diese Informationen, wer hat dieses Dokument, ist das schon geregelt?“ Die Projektverfolgung wurde dadurch anfällig und stark personenabhängig.
Auf der Suche nach einer zentralen Arbeitsumgebung
Um diese Fragmentierung zu überwinden, suchte Verel nach einem zentralen Tool. Die bestehende Arbeitsweise basierte stark auf Tabellenkalkulationen, sodass monday.com sofort vertraut wirkte. „Wir waren eine sehr Excel-orientierte Organisation“, erzählt Yannick. „monday.com arbeitet ebenfalls mit Spalten und Zeilen, aber auf eine Weise, die Zusammenarbeit und Kommunikation unterstützt.“ Diese vertraute Struktur machte den Umstieg einfach und brachte alle Projekte, Teams und Informationen in einer zentralen Umgebung zusammen.
Einführung von monday.com
Nach der Entscheidung für monday.com wurde die Umgebung Schritt für Schritt entsprechend der Arbeitsweise von Verel aufgebaut. Von der ersten kommerziellen Anfrage bis zur effektiven Lieferung eines Projekts: Jede Phase erhielt einen festen Platz innerhalb eines logischen Ganzen. Heute bildet monday.com das Rückgrat dieser Arbeitsweise mit klaren Abläufen zwischen Vertrieb, Planung und Ausführung.
Vom Lead zum Deal in monday CRM
monday CRM ist der Ausgangspunkt für jeden neuen Prozess bei Verel. Neue Leads werden zentral registriert und verfolgt, mit Blick auf Status, Erfolgschancen und nächste Schritte. Diese Informationen gehen nicht verloren, wenn ein Projekt konkret wird, sondern bilden die Grundlage für alles, was folgt.
Budgetierung und Berichterstattung in derselben Umgebung
Im CRM-Bereich behält Verel auch den Überblick über Budgets und erwartete Umsätze. Durch die Bündelung der Zahlen nach Projekt, Monat oder Abteilung entsteht eine Echtzeitübersicht, die dem Management und der Finanzabteilung hilft, besser zu planen und schneller Anpassungen vorzunehmen.
Projektverfolgung über Arbeitsmanagement und Templates
Sobald ein Geschäft genehmigt wird, wird automatisch ein Projektboard in Monday Work Management erstellt. Je nach Art des Projekts, der Veranstaltung oder der Inneneinrichtung werden feste Templates verwendet. So folgt jedes Team derselben Struktur, der Projektfortschritt lässt sich leicht überwachen und die Kommunikation erfolgt direkt im Projekt selbst.
Zusammenarbeit mit Tryve
Für die Implementierung von monday.com war Verel von Anfang an klar, dass externe Unterstützung erforderlich war. Während des Prozesses arbeitete das Team eng mit Dieter Ceulemans, Senior monday.com Consultant bei Tryve, zusammen. „Das Gefühl war sofort gut”, sagt Yannick. „Man braucht jemanden, der versteht, wie man arbeitet, mitdenkt und auch effektiv Lösungen findet.” Diese Kombination aus Fachwissen und Engagement schuf Vertrauen und sorgte dafür, dass monday.com schnell seinen Platz innerhalb der Organisation fand.
Fazit
Mit monday.com verfügt Verel heute über eine zentrale Umgebung, in der Vertrieb, Projekte und Teams zusammenkommen. Die Struktur und Transparenz sorgen dafür, dass Projekte reibungsloser ablaufen, Informationen besser ausgetauscht und Fristen besser eingehalten werden, auch in einem Kontext, in dem das Timing entscheidend ist. Die Zusammenarbeit mit Tryve bot dabei die richtige Begleitung, um das System auf die Realität von Verel abzustimmen. So wächst das Unternehmen weiterhin flexibel, mit Kontrolle über Prozesse und Raum für Kreativität.
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