Respuesta corta: un buen dashboard de proyectos en monday.com responde a unas pocas preguntas que un público concreto se hace cada semana, con datos fiables porque los tableros de base se mantienen limpios. Parte de las preguntas, decide para quién es el dashboard, asegúrate de que los tableros tienen las columnas adecuadas y solo entonces elige los widgets. La mayoría de los dashboards fracasan porque se construyen al revés.
Si antes quieres la teoría general, lee nuestro artículo de la wiki sobre dashboards de proyecto. Este artículo es la versión práctica para monday.com, basada en los paneles que creamos para clientes cada semana.
Por qué la mayoría de los dashboards de proyectos acaban sin usarse
- Nadie se fía de las cifras. Los widgets leen de tableros en los que la mitad de los elementos no tienen responsable o tienen un estado desfasado, así que los managers vuelven a mirar Excel.
- Un dashboard para todos. El equipo quiere saber qué vence esta semana, la dirección quiere saber qué proyectos están en riesgo. Una sola pantalla no puede hacer bien las dos cosas.
- Demasiados widgets. Veinte gráficos impresionan y no dicen nada. La gente no encuentra la cifra que venía a buscar.
- Sin rutina. Si el dashboard no forma parte de una reunión semanal o de una decisión, nadie lo abre.
Paso 1: parte de las preguntas, no de los widgets
Anota las cinco a ocho preguntas que se hace tu público. Para una PMO podrían ser: qué proyectos van con retraso, dónde se supera el presupuesto, quién está sobrecargado, qué empieza el mes que viene. Cada pregunta se convierte en un widget. Las preguntas que nadie hace no tienen widget, por bonito que fuera el gráfico.
Paso 2: prepara los tableros para el dashboard
Un dashboard es una vista sobre tableros, así que son los tableros los que deciden la calidad. Antes de crearlo, comprueba:
- Una columna de estado con etiquetas acordadas, usada de la misma forma en todos los tableros de proyecto de los que lee el dashboard.
- Una columna de responsable (personas) que siempre esté rellenada.
- Fechas o una columna de cronograma para el inicio y la fecha límite, de modo que puedas mostrar qué va con retraso o qué se acerca.
- Números donde necesitas números: presupuesto, coste real, horas, avance. Un dashboard no puede sumar una columna de texto.
- Una estructura coherente entre tableros. Si combinas varios tableros de proyecto, deben compartir las mismas columnas. Una plantilla para proyectos nuevos ayuda muchísimo.
Si tienes decenas de proyectos, plantéate una estructura de cartera: un tablero con una fila por proyecto, alimentado por los tableros de proyecto, en lugar de un dashboard que intente combinar cincuenta tableros. Es más rápido, más fácil de mantener y funciona en planes más pequeños.
Paso 3: un dashboard de proyectos en monday.com por público
| Público | Preguntas | Widgets que funcionan |
|---|---|---|
| Equipo de proyecto | ¿Qué vence esta semana? ¿Qué está bloqueado? ¿Quién hace qué? | Calendario o cronograma, elementos por estado, carga de trabajo por persona, una tabla filtrada de elementos atrasados |
| Project manager o PMO | ¿Qué proyectos van con retraso o se pasan de presupuesto? ¿Dónde falta capacidad? | Batería o resumen de estado por proyecto, números de presupuesto frente a gasto real, carga de trabajo, Gantt de todos los proyectos |
| Dirección | ¿Vamos según lo previsto? ¿Dónde están los riesgos? ¿Qué viene? | Unos pocos widgets de números (proyectos activos, en riesgo, presupuesto consumido), un gráfico de proyectos por estado, una lista corta de alertas |
Mantén especialmente cortos los dashboards para la dirección. Si un director tiene que hacer scroll, el dashboard es demasiado largo. Los observadores son gratuitos en los planes de pago, así que las personas que solo miran paneles no necesitan un puesto de pago.
Paso 4: elige widgets que respondan a una sola pregunta
- Números para cifras clave: proyectos activos, elementos atrasados, presupuesto consumido.
- Batería para ver de un vistazo el avance por proyecto o fase.
- Gráfico para distribuciones: proyectos por estado, por departamento, por cliente.
- Carga de trabajo para ver quién está sobrecargado entre proyectos, según el responsable y el esfuerzo o las horas.
- Cronograma o Gantt para la secuencia de proyectos e hitos.
- Tabla con un filtro, para la lista corta sobre la que hay que actuar, como los elementos atrasados sin responsable.
Pon a cada widget un título formulado como la pregunta que responde, por ejemplo «¿Qué proyectos van con retraso?» en lugar de «Gráfico de estado». Parece un detalle, pero hace que el dashboard se entienda aunque no lo hayas creado tú.
Paso 5: conviértelo en parte de una rutina
Usa el dashboard en la reunión para la que se creó: el stand-up semanal del equipo, la revisión mensual de la PMO, el comité de dirección. Cuando el dashboard está en pantalla, la gente empieza a actualizar sus elementos antes de la reunión, y la calidad de los datos mejora sola. Esa es la verdadera razón por la que los buenos dashboards siguen en uso.
Verel, que realiza eventos y acondicionamiento de interiores, lanza cada proyecto nuevo a partir de una plantilla fija, de modo que todos los tableros de proyecto comparten la misma estructura. Eso es precisamente lo que permite tener visiones generales fiables de todos los proyectos. Descubre cómo en el caso de Verel.
Cinco errores que debes evitar
- Crear el dashboard antes de acordar las etiquetas de estado.
- Combinar tableros que no comparten las mismas columnas.
- Enseñarlo todo a todo el mundo en lugar de un dashboard por público.
- Usar colores sin significado. El rojo debe significar una sola cosa: hay que actuar.
- No revisar nunca el dashboard. Cada trimestre, elimina los widgets que nadie mira.
