monday.com Implementierung bei Ads & Data: von verstreuten Tools zu einer zentralen Arbeitsumgebung

Über Ads & Data

Ads & Data ist der belgische Media-Vermarkter von Telenet, Mediahuis und Proximus. Das Unternehmen vermarktet die Werbeflächen von Marken wie Play, De Standaard, Nieuwsblad, Gazet van Antwerpen, Het Belang van Limburg und VRT MAX und verbindet starke lokale Medien, Content und Daten, um Werbetreibenden beim Wachsen zu helfen.

Mit rund 130 Mitarbeitenden bringt Ads & Data Vertrieb, Medienexpertise und Kreativität zusammen. Durch die enge Zusammenarbeit mit Werbetreibenden und Medienpartnern hilft das Unternehmen Marken, ihre Zielgruppe zum richtigen Zeitpunkt und über die richtigen Kanäle zu erreichen.

Kreative Kampagnen brauchen Struktur

Innerhalb von Ads & Data ist das Brand Studio das kreative Herz des Unternehmens. Hier entstehen Kampagnen, die weit über eine klassische Anzeige hinausgehen. Von Videokampagnen und Podcasts bis zu Social-Formaten und integriertem Content: Jedes Projekt wird vollständig maßgeschneidert umgesetzt.

Was das Brand Studio von einer klassischen Werbeagentur unterscheidet, ist die enge Zusammenarbeit mit den eigenen Medienkanälen. Kampagnen werden nicht nur ausgedacht, sondern auch in Sendungen, Nachrichtenmarken, Podcasts und digitale Plattformen integriert. Deshalb arbeiten Vertrieb, Kreation, Produktion, Planung und Aftersales ständig gemeinsam an jeder Kampagne.

Dieser integrierte Ansatz bringt auch eine gewisse operative Komplexität mit sich. Jede Kampagne hat andere Stakeholder, Zeitpläne und Deadlines. Um den Überblick zu behalten, wurde eine strukturierte Art der Zusammenarbeit immer wichtiger.

Von verstreuten Tools zu einer zentralen Arbeitsumgebung in monday.com

Jede Kampagne im Brand Studio beginnt mit einem Briefing. Sobald ein Briefing eingereicht war, lief die weitere Nachverfolgung über E-Mails, Meetings, Excel-Dateien und verschiedene einzelne Tools.

Laut Annelies, Production Lead bei Ads & Data, fehlte vor allem ein zentraler Ort, an dem alle Projektinformationen zusammenkamen.

„Jedes Team hatte seine eigene Arbeitsweise, aber uns fehlte ein zentraler Überblick über den gesamten Kampagnenablauf. Das Ziel war nicht, einfach ein Tool zu ersetzen, sondern unsere Teams besser zusammenarbeiten zu lassen.“

Dadurch wurde die Nachverfolgung von Kampagnen immer komplexer. Während der Vertrieb den Fortschritt im Blick behalten wollte, brauchten Produktion, Planung und Aftersales dieselben aktuellen Informationen. Um diese Zusammenarbeit besser zu unterstützen, suchte das Brand Studio von Ads & Data nach einer zentralen Arbeitsumgebung. Die Wahl fiel schließlich auf monday.com.

Erst die Prozesse, dann die Plattform

Für Ads & Data ging es bei der Implementierung nicht nur um die Einrichtung von monday.com. Die Herausforderung bestand darin, die Arbeitsweise des Brand Studios in eine Plattform zu übersetzen, die diese Zusammenarbeit optimal unterstützt.

„Wir haben schon gespürt, dass wir einen externen Partner brauchten, der unsere Arbeitsweise aus der Vogelperspektive betrachten und in ein Planungstool übersetzen konnte.“

Diese Vogelperspektive bildete die Grundlage des Implementierungsprojekts. Indem zuerst Prozesse, Rollen und Zusammenarbeit erfasst wurden, entstand eine Lösung, die zum Alltag des Brand Studios passt.

Gemeinsam mit Tryve wurde anschließend untersucht, wie sich diese Prozesse in eine zentrale Arbeitsumgebung in monday.com übertragen lassen, mit genügend Flexibilität für die sehr unterschiedlichen Kampagnentypen.

„Wo die meisten gesagt hätten, dass etwas zu schwierig ist, haben wir gemeinsam immer einen Weg gefunden, damit es am Ende doch funktioniert.“

Die Stärke dynamischer Briefings

Heute beginnt jede Kampagne mit einem ausführlichen Briefing über monday WorkForms. Je nach Kampagnentyp werden automatisch die richtigen Fragen gestellt, sodass alle relevanten Informationen sofort zentral erfasst werden.

Aus dem Briefing heraus werden automatisch die passenden Projektboards, die Planung und die verantwortlichen Teammitglieder verknüpft. So haben alle von Anfang an dieselben Informationen, und jedes Team kann in seinem eigenen Workflow weiterarbeiten.

Da alle Boards miteinander verbunden sind, werden Änderungen an Planung oder Deadlines automatisch geteilt. So bleiben alle während des gesamten Projekts auf dem Laufenden, ohne ständig Informationen suchen oder weitergeben zu müssen.

Echtzeit-Einblick in jede Kampagne

Neben der täglichen Nachverfolgung hat das Brand Studio auch mehr Kontrolle über und Einblick in sein gesamtes Kampagnenportfolio gewonnen.

Dashboards bündeln neue, laufende und abgeschlossene Projekte in einer Übersicht, während Berichte den Fortschritt sichtbar machen.

Dadurch verbringt das Team weniger Zeit mit manuellem Reporting und kann schneller gegensteuern, wenn sich Zeitpläne oder Prioritäten ändern.

Bereit für den nächsten Schritt

Heute verfügt das Brand Studio über eine zentrale Arbeitsumgebung, in der Kampagnen vom Briefing bis zur Auslieferung verfolgt werden. Die Teams arbeiten reibungsloser zusammen, haben mehr Einblick in laufende Projekte und können schneller auf Veränderungen reagieren.

Für Ads & Data ist die Implementierung von monday.com kein Endpunkt. Das Unternehmen verfeinert seine Prozesse weiter, optimiert seine Dashboards und prüft, wie KI die Zusammenarbeit und Kommunikation noch weiter unterstützen kann. So wächst die Lösung mit einem Unternehmen, das ständig in Bewegung ist.

Möchten Sie Ihre kreativen Kampagnen wie Ads & Data in monday.com zentralisieren? Als monday.com Implementierungspartner denkt Tryve gerne mit Ihnen mit.