Implementación de monday.com en Ads & Data: de herramientas dispersas a un espacio de trabajo central

Sobre Ads & Data

Ads & Data es la comercializadora publicitaria belga de Telenet, Mediahuis y Proximus. Comercializa el espacio publicitario de marcas como Play, De Standaard, Nieuwsblad, Gazet van Antwerpen, Het Belang van Limburg y VRT MAX, y combina medios locales fuertes, contenido y datos para ayudar a crecer a los anunciantes.

Con unos 130 empleados, Ads & Data reúne ventas, conocimiento de medios y creatividad. Gracias a una estrecha colaboración con anunciantes y socios de medios, la organización ayuda a las marcas a llegar a su público en el momento adecuado y por los canales adecuados.

Las campañas creativas necesitan estructura

Dentro de Ads & Data, el Brand Studio es el corazón creativo de la organización. Aquí se desarrollan campañas que van mucho más allá de un anuncio clásico. De campañas de vídeo y pódcasts a formatos sociales y contenido integrado: cada proyecto se elabora totalmente a medida.

Lo que distingue al Brand Studio de una agencia de publicidad clásica es su estrecha colaboración con los propios canales de medios. Las campañas no solo se idean, sino que también se integran en programas, marcas de noticias, pódcasts y plataformas digitales. Por eso ventas, creatividad, producción, planificación y aftersales trabajan juntos constantemente en cada campaña.

Ese enfoque integrado también trae consigo bastante complejidad operativa. Cada campaña tiene otras partes interesadas, planificaciones y plazos. Para no perder la visión de conjunto, una forma estructurada de colaborar era cada vez más importante.

De herramientas dispersas a un espacio de trabajo central en monday.com

Cada campaña del Brand Studio empieza con un briefing. Una vez enviado el briefing, el seguimiento se hacía por correo electrónico, reuniones, archivos de Excel y varias herramientas sueltas.

Según Annelies, Production Lead en Ads & Data, lo que más faltaba era un único lugar central donde se reuniera toda la información de los proyectos.

«Cada equipo tenía su propia forma de trabajar, pero nos faltaba una visión central de todo el flujo de campañas. El objetivo no era simplemente sustituir una herramienta, sino que nuestros equipos colaboraran mejor.»

Por eso el seguimiento de las campañas era cada vez más complejo. Mientras ventas quería seguir el avance, producción, planificación y aftersales necesitaban la misma información actualizada. Para apoyar mejor esa colaboración, el Brand Studio de Ads & Data buscó un espacio de trabajo central. Al final, la elección fue monday.com.

Primero los procesos, después la plataforma

Para Ads & Data, la implementación no consistía solo en configurar monday.com. El reto era trasladar la forma de trabajar del Brand Studio a una plataforma que apoyara esa colaboración de la mejor manera posible.

«Sentíamos que necesitábamos a alguien externo que mirara nuestro funcionamiento con perspectiva y lo tradujera a una herramienta de planificación.»

Esa perspectiva fue la base del proyecto de implementación. Al trazar primero los procesos, los roles y la colaboración, surgió una solución que encaja con la realidad diaria del Brand Studio.

Junto con Tryve se estudió después cómo trasladar esos procesos a un espacio de trabajo central en monday.com, con flexibilidad suficiente para tipos de campaña muy distintos.

«Donde la mayoría habría dicho que algo era demasiado difícil, juntos siempre encontrábamos una forma de trabajar para que al final sí saliera.»

La fuerza de los briefings dinámicos

Hoy cada campaña empieza con un briefing detallado mediante monday WorkForms. Según el tipo de campaña se hacen automáticamente las preguntas adecuadas, de modo que toda la información relevante se recoge de inmediato en un solo lugar.

Desde el briefing se vinculan automáticamente los tableros de proyecto, la planificación y los miembros del equipo responsables. Así todos tienen la misma información desde el principio y cada equipo puede seguir trabajando en su propio flujo.

Como todos los tableros están conectados, los cambios en la planificación o los plazos se comparten automáticamente. Todos siguen al tanto durante todo el proyecto, sin tener que buscar ni transmitir información continuamente.

Visión en tiempo real de cada campaña

Además del seguimiento diario, el Brand Studio ganó más control y visibilidad sobre toda su cartera de campañas.

Los dashboards reúnen los proyectos nuevos, en curso y terminados en una sola vista, mientras que los informes hacen visible el avance.

Así el equipo dedica menos tiempo a los informes manuales y puede corregir el rumbo más rápido cuando cambian la planificación o las prioridades.

Listos para el siguiente paso

Hoy el Brand Studio cuenta con un espacio de trabajo central en el que se hace el seguimiento de las campañas del briefing a la entrega. Los equipos colaboran con más fluidez, tienen más visibilidad sobre los proyectos en curso y reaccionan más rápido a los cambios.

Para Ads & Data, la implementación de monday.com no es un punto final. La organización sigue afinando sus procesos y optimizando sus dashboards, y estudia cómo la IA puede apoyar aún más la colaboración y la comunicación. Así la solución crece con una organización en constante movimiento.

¿Quieres centralizar tus campañas creativas en monday.com como Ads & Data? Como partner de implementación de monday.com, en Tryve estaremos encantados de pensar contigo.