Das Wichtigste in Kürze

• monday.com funktioniert für Agenturen, wenn es rund um Kreativproduktion, Kampagnen-Retainer und Freigabezyklen mit Kunden konfiguriert ist, und nicht als generische Aufgabenliste genutzt wird.
• Die Struktur des Workspace ist wichtiger als die Wahl des Tools: Setups mit einem Board pro Projekt versinken schnell im Chaos, standardisierte Board-Vorlagen nach Projekttyp funktionieren besser.
• Die wichtigsten Anwendungsfälle für Agenturen sind die Auslieferung von Kreativproduktionen, die Ressourcenplanung über mehrere Kunden hinweg, Korrektur- und Freigabe-Workflows mit Kunden sowie das Tracking von Pitches im Neugeschäft, alles in einem Workspace.
• Im Vergleich zu Wrike (natives Proofing) oder Asana (aufgeräumte Einfachheit) deckt monday.com in einem einzigen Workspace mehr operative Bereiche ab, aber sein Wert hängt stark von der Qualität der Implementierung ab.
• Ein gut konfiguriertes Agentur-Setup verhindert Scope Creep, reduziert manuelle Übergaben und gibt Account Leads Echtzeit-Einblick in den Lieferstatus jeder aktiven Kampagne.

monday.com funktioniert für Agenturen gut, wenn das Setup widerspiegelt, wie Agenturen tatsächlich arbeiten: Projekte, die an Kunden hängen, Kreativressourcen, die sich mehrere Accounts teilen, und Ergebnisse, die vorhersehbare Review- und Freigabezyklen durchlaufen. Die Plattform liefert dir die Bausteine, aber kein fertiges Betriebssystem für deine Agentur. Mit der richtigen monday.com-Implementierung im Hintergrund werden Boards, die auf Retainer, Kampagnen und Projektmanagement-Workflows zugeschnitten sind, zu einer echten Plattform für Creative Operations. Dieser Leitfaden zeigt, wie Agenturen monday.com konfigurieren, wie es im Vergleich zu den Tools abschneidet, die du wahrscheinlich schon nutzt, und wo die häufigsten Fehler beim Setup passieren.

Was macht Projektmanagement in Agenturen anders?

Die meisten Projektmanagement-Tools sind für ein Team gebaut, das ein einzelnes Produkt entwickelt. Agenturen funktionieren anders:

• Mehrere Kunden gleichzeitig, jeweils mit eigenem Umfang, eigenen Zeitplänen und eigenen Kommunikationsvorlieben
• Gemeinsam genutzte Kreativressourcen (Designer, Texterinnen, Entwickler, Strateginnen), die gleichzeitig für mehrere Accounts arbeiten
• Ergebnisse, die immer wieder die Phasen Entwurf, Feedback, Überarbeitung und Freigabe durchlaufen
• Abrechnung auf Basis der erfassten Zeit gegen Kampagnen-Retainer oder erreichte Meilensteine
• Knappe Margen, bei denen Scope Creep die Profitabilität schneller auffrisst als fast jeder andere Kostenfaktor

Diese Realität verlangt kundenübergreifende Transparenz, ein Tracking der Kreativkapazitäten und strukturierte Freigabeprozesse, die parallel laufen. Ein Tool, das auf ein einzelnes internes Team optimiert ist, leistet das nicht von sich aus. Eine Plattform, die du von Grund auf konfigurieren kannst, schon.

Das ist das Kernargument für monday.com im Agenturumfeld: Es ist flexibel genug, um abzubilden, wie deine Agentur arbeitet, und nicht, wie ein Softwareanbieter annimmt, dass du arbeitest. Der Haken (und der ist wichtig): Die Plattform konfiguriert sich nicht selbst. Die Qualität deines Setups bestimmt die Qualität deiner Erfahrung.

Was kannst du in monday.com für eine Agentur aufbauen?

Das betreiben gut konfigurierte Agenturen tatsächlich in monday.com:

Auslieferung von Kreativproduktionen

Jeder Kunden-Account oder jede Kampagne bekommt ein eigenes Board, oder ein Item pro Projekt auf einem gemeinsamen Board, wenn deine Arbeit einem Standardmuster folgt. Spalten erfassen den Status der Ergebnisse, die zuständige Kreativkraft, Fälligkeitsdaten, Links zum Briefing und Korrekturrunden. Automations greifen, sobald ein Ergebnis ins Review geht: Sie leiten es an die richtige Person weiter und eskalieren, wenn eine Deadline ohne Statusänderung verstreicht.

Kreativressourcen über mehrere Accounts planen

Ein Board für das Ressourcenmanagement zeigt zusammen mit der Workload-Ansicht von monday.com, welche Designer, Texterinnen und Strategen über alle Accounts hinweg ausgelastet sind und wer noch Luft für neue Briefings hat. Account Leads sehen in Echtzeit, wie viele Kreativstunden gegen einen Kampagnen-Retainer verbraucht sind, bevor der Kunde merkt, dass es ein Problem gibt.

Korrektur- und Freigabe-Workflows mit Kunden

Über den Gastzugang von monday.com, monday workdocs oder ein integriertes Proofing-Tool steuern Agenturen Korrekturabzüge und Freigaben über einen zentralen Ort statt über E-Mail-Verläufe und geteilte Laufwerke. Jede Version, jeder Kommentar und jede Freigabe wird am jeweiligen Item protokolliert, sodass für jedes Kreativ-Asset ein klarer Prüfpfad entsteht.

Tracking von Kampagnen und Retainern

Boards können Budgetspalten, erfasste Stunden und Schwellenwertspalten enthalten, die anzeigen, wenn sich eine Kampagne dem Retainer-Umfang nähert oder ihn überschreitet. Das ist kein vollständiges Buchhaltungssystem, schließt aber die Lücke zwischen Kreativlieferung und Abrechnung und erspart dir das hektische Rekonstruieren am Monatsende, was auf einem Account eigentlich passiert ist.

Pipeline für das Neugeschäft

Interessenten-Boards erfassen Pitch-Termine, Angebotsstatus, Fristen für Ausschreibungen (RFPs) und Follow-up-Aktivitäten. Account Manager sehen, welche Chancen aktiv sind und wo nachgefasst werden muss, ohne zwischen einem separaten CRM und dem Delivery-Workspace hin- und herzuspringen.

Live-Beispiele von Agenturen, die ihre Content-Operations im großen Stil auf der Plattform betreiben, findest du in den Kundengeschichten von monday.com.

Wie strukturieren Agenturen ihren monday.com-Workspace?

Bei der Struktur gehen die meisten Agentur-Setups schief. Der natürliche Impuls ist ein Board pro Projekt. Daraus werden innerhalb weniger Monate Hunderte Boards und ein Workspace, in dem sich niemand mehr zurechtfindet. Drei bessere Ansätze:

Option A: Ein Board pro Kunde, Items pro Ergebnis

Passt zu Agenturen mit einem kleinen, stabilen Stamm an Retainer-Kunden und gleichartigen Projekten. Kundenübergreifende Dashboards ziehen Daten aus jedem Kunden-Board und geben der Agenturleitung eine zentrale Sicht auf den Lieferstatus.

Option B: Ein Board pro Projekttyp, Items pro Projekt

Besser für Agenturen mit hohem Volumen, die viele ähnlich aufgebaute Kampagnen oder Briefings bearbeiten. Ein Board „Campaign Delivery“ enthält jede aktive Kampagne aller Kunden. Kundenname, Account Lead und Fälligkeitsdatum sind Spalten statt eigener Boards. Statusfilter ersetzen das Öffnen einzelner Boards.

Option C: Ein Ordner pro Kunde, Boards für jeden Arbeitsbereich

Richtig für größere Agenturen, in denen Account-Teams relativ eigenständig arbeiten. Jeder Kundenordner enthält ein Projekt-Board, einen Content-Kalender und ein Ressourcenprotokoll. Account Manager arbeiten in ihrem Ordner, die Agenturleitung arbeitet mit Workspace-übergreifenden Dashboards, die Daten aus allen Ordnern zusammenführen.

Jedes Agentur-Setup braucht, unabhängig von der Struktur, ein paar gemeinsame Elemente:

• Ein zentrales Board für Kreativressourcen und Kapazitäten, damit niemand versehentlich doppelt für Kampagnen eingeplant wird
• Ein Board für die Neugeschäfts-Pipeline, das wöchentlich gepflegt wird, nicht monatlich
• Dashboard-Ansichten, die Lieferstatus, Auslastung der Kreativteams und überfällige Items sichtbar machen, ohne dass jemand sich durch einzelne Boards wühlen muss
• Workflow-Automatisierungen, die routinemäßige kreative Übergaben übernehmen (Ergebnis bereit fürs Review, Briefing muss aktualisiert werden, Retainer-Stunden nähern sich dem Schwellenwert), damit nichts zwischen Tools oder Postfächern verloren geht

Agenturen, die ihrem Setup am schnellsten entwachsen, sind die, die die Automatisierungsebene überspringen. Manuelle Status-Updates und Chat-Nachrichten ersetzen dann, was eigentlich ein konfiguriertes System sein sollte, und die Plattform bringt nach wenigen Monaten keinen Mehrwert mehr.

Wie schneidet monday.com im Vergleich zu den Tools ab, die Agenturen schon nutzen?

Der ehrliche Vergleich: Wrike und monday.com sind die beiden Tools, die im Mittelstand am besten zu Agenturen passen. Wrike hat natives Kreativ-Proofing integriert. monday.com deckt in einem einzigen Workspace mehr ab, von der Kreativlieferung über die Neugeschäfts-Pipeline bis zur Ressourcenplanung über mehrere Accounts, mit einer Konfigurationsebene, die auch für nicht-technische Operations-Verantwortliche zugänglich ist.

Wenn deine Agentur heute speziell Proofing-Funktionen braucht und kreative Reviews dein einziger Schmerzpunkt sind, lohnt sich ein Blick auf Wrike. Wenn du eine Plattform willst, die mit deiner Agentur mitwächst, über Kampagnenlieferung, Kundenfreigaben, Ressourcenplanung und Neugeschäft hinweg, ist monday.com langfristig die stärkere Wahl. In beiden Fällen gilt: Die Qualität der Implementierung bestimmt das Ergebnis, nicht der Name des Tools.

Was gehört zu einem produktionsreifen Agentur-Setup?

Über die Board-Struktur hinaus braucht ein gut implementierter Agentur-Workspace typischerweise:

• Standardisierte Item-Vorlagen für wiederkehrende Ergebnistypen (Social-Media-Asset, Landingpage, Video-Briefing, Pitch-Deck), damit jedes Projekt von einer einheitlichen Basis startet statt bei null
• Automations für kreative Übergaben, die Arbeit bei einer Statusänderung an die nächste Person weiterleiten, ohne dass es eine Nachricht oder manuelle Neuzuweisung braucht
• Tracking des Retainer-Verbrauchs, damit Account Manager im Laufe des Monats sehen, wie viele Kreativstunden gegen den Retainer-Umfang verbraucht sind, und nicht erst hinterher
• Kundenansichten oder Dashboards, die nur zeigen, was der Kunde sehen muss, während interne Kapazitätsdaten und Margeninformationen privat bleiben
• Onboarding-Dokumentation, damit neue Account Manager und Freelancer das System vom ersten Tag an verstehen, statt neue Boards zu improvisieren, die die Struktur sprengen

Wer diese Elemente im ersten Aufbau richtig umsetzt, spart sich im ersten Jahr erheblich Nacharbeit. Das häufigste Fehlerbild: Agenturen konfigurieren monday.com selbst, stoßen nach ein paar Monaten auf vermeidbare strukturelle Grenzen und schließen daraus, dass die Plattform nicht funktioniert. Das eigentliche Problem war das Setup. Ein schlecht strukturierter Workspace erzeugt dieselbe Reibung wie gar kein System.

Wenn deine Agentur monday.com schon nutzt, das Setup aber mehr Probleme schafft, als es löst, ist ein monday.com Scan eine strukturierte Analyse dessen, was funktioniert, was Reibung erzeugt und was du zuerst neu aufbauen solltest.

Für Agenturen, die in verwandten Branchen arbeiten, lohnt sich ein Blick darauf, wie sich dieselbe Plattform anpasst: monday.com für Eventteams, monday.com für E-Commerce und monday.com für Marketingteams.

Bereit für ein monday.com-Setup, das zur Arbeitsweise deiner Agentur passt?

monday.com passt gut zu Agenturen, wenn die Implementierung deine echten kreativen Workflows, deine Kundenstruktur und die Gewohnheiten deines Teams widerspiegelt. Ein gut gebautes Setup gibt Account Leads Echtzeit-Einblick in die Kampagnenlieferung, Kreativteams klare Übergaben in jeder Review-Phase und der Buchhaltung genaue Daten für die Retainer-Abrechnung, alles an einem Ort.

Buch ein kostenloses Erstgespräch mit Tryve, um den konkreten Workflow deiner Agentur durchzugehen und zu sehen, wie eine gut konfigurierte monday.com-Umgebung für dein Team aussehen würde.

Sprich mit Tryve

Tryve ist monday.com Platinum Partner. Jedes Projekt beginnt mit einer strukturierten Discovery-Session, die sich an deinen tatsächlichen Prozessen orientiert, nicht an einer generischen Vorlage. Unsere Senior-Consultants begleiten dich bis zur echten Akzeptanz, nicht nur bis zum Go-live. Buch ein kostenloses Erstgespräch.

Quellen

• monday.com: Kundengeschichten
• Tryve-Case: Standmark