Um zu sehen, wer überlastet ist, bevor eine Deadline ins Rutschen gerät, brauchst du auf jedem Board drei Daten: wer zugewiesen ist (eine Personenspalte), wann die Arbeit stattfindet (eine Datums- oder Timeline-Spalte) und wie viel Arbeit es ist (ein Aufwandswert, meist in Stunden). Die Workload-Ansicht (Workload view) von monday.com vergleicht dann den zugewiesenen Aufwand pro Person und Zeitraum mit ihrer Kapazität und markiert alle, die darüber liegen. Setzt du das Workload-Widget auf ein Dashboard, bekommst du dasselbe Bild über alle Projekt-Boards hinweg. Das Tool selbst ist einfach. Die eigentliche Arbeit besteht darin, verlässliche Daten hineinzubekommen, und dabei geht es vor allem um eine einheitliche Board-Struktur und eine wöchentliche Planungsroutine.
Kapazitätsplanung ist für Projektorganisationen ein zentraler Teil jeder monday.com-Implementierung, denn hier stoßen Tabellen als Erstes an ihre Grenzen.
Sie stellt den geplanten Bedarf dem verfügbaren Angebot gegenüber, pro Person und pro Zeitraum. Workload ist in den Plänen Pro und Enterprise verfügbar. In der Praxis beantwortet sie Fragen wie diese:
Das ist die praktische Seite des Ressourcenmanagements: keine Theorie der Ressourcenverteilung, sondern eine wöchentliche Ansicht, nach der du handelst.
| Spalte | Zweck | Tipp |
|---|---|---|
| Person | Wer die Arbeit erledigt | Wenn möglich ein Owner pro Item |
| Timeline oder Datum | Wann die Arbeit stattfindet | Timeline für mehrtägige Arbeit, Datum für einmalige Aufgaben |
| Aufwand | Wie viel Arbeit | Stunden in einer Zahlen- oder Zeitschätzungsspalte; über alle Boards hinweg einheitlich bleiben |
Zwei Regeln zur Einheitlichkeit entscheiden darüber, ob boardübergreifende Ansichten funktionieren:
Danach verschiebst du Arbeit direkt in der Ansicht: Ziehe Items zwischen Personen oder Terminen hin und her, um die Last neu zu verteilen.
Weniger als die vertraglichen Stunden. Eine Beraterin mit 38 Wochenstunden hat keine 38 planbaren Projektstunden. Meetings, interne Arbeit, Support-Anfragen und Kontextwechsel nehmen einen echten Teil davon ein.
Ein praktischer Ansatz:
Die Workload-Ansicht eines einzelnen Boards zeigt nur dieses Board. Für ein echtes Gesamtbild fügst du einem Dashboard, das mit allen aktiven Projekt-Boards verbunden ist, ein Workload-Widget hinzu. Hier zahlt sich eine saubere Portfolio-Struktur aus.
Das Setup für Vlerick ist ein gutes Beispiel: Projekte sind in Portfolios organisiert, jedes Projekt nutzt eine einheitliche Vorlage, Ressourcenkapazitäten lassen sich pro Board anpassen, und die Wochenplanung ist pro Bereich mit den Jahresbudgets verknüpft. Mehr zu Portfolio-Ansichten erfährst du in unserem Beitrag zum Projektmanagement im großen Stil mit der monday.com Portfolio-Lösung und in unserem Leitfaden zu Dashboards, die wirklich genutzt werden.
Eine Kapazitätsansicht ist nur so gut wie ihre Eingaben. Die wichtigsten Gewohnheiten:
Wenn du viele Projekte parallel steuerst, behandelt unser Leitfaden dazu, wie du mehrere Projekte gleichzeitig managst, die Seite der Priorisierung. Eine Gantt-Diagramm-Ansicht hilft dir, die Abhängigkeiten sichtbar zu machen, die zu den Spitzen führen.
Ja, über die Workload-Ansicht und das Workload-Widget, in den Plänen Pro und Enterprise.
In den Workload-Einstellungen, über einen Zeitplan oder einen individuellen Wert, mit einer Aufwandsspalte als Grundlage.
Ja, mit einem Workload-Widget auf einem Dashboard, das Boards mit einheitlichen Spalten auswertet.
Kapazitätsplanung blickt nach vorn auf den geplanten Aufwand; Zeiterfassung blickt zurück auf die tatsächlichen Stunden.
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