Eine Redaktionsplan-Vorlage sollte jeden Inhalt durch sieben Phasen führen: Idee, Briefing, Entwurf, Review, Freigabe, Veröffentlichung und Zweitverwertung. Das Veröffentlichungsdatum ist eine Spalte, nicht die ganze Vorlage. Die meisten Redaktionspläne geraten bei der Freigabe ins Stocken. Deshalb braucht die Vorlage pro Inhaltstyp eine namentlich benannte Person für die Freigabe, einen Status „Änderungen angefordert“ und ein Fälligkeitsdatum für das Review. In monday.com wird daraus ein Board mit Anfrageformular, Kalenderansicht und einigen Automatisierungen. Wer allein im Marketing arbeitet, kommt weiterhin gut mit einer Tabelle aus.
Solche Abläufe bauen wir für Marketingteams im Rahmen unserer monday.com Implementierung. Das folgende Muster ist das, was sich bewährt, sobald mehr als eine Handvoll Leute beteiligt sind.
Ein Datum sagt Ihnen, wann etwas live gehen soll. Es sagt Ihnen nicht, ob der Entwurf existiert, wer ihn prüft oder ob die Rechtsabteilung ihn gesehen hat. Geben Sie jedem Inhalt eine Zeile (bzw. ein Element) und führen Sie ihn durch diese Phasen:
Diese Felder sorgen dafür, dass es funktioniert:
| Feld | Typ | Warum es wichtig ist |
|---|---|---|
| Titel | Text | Ein Element pro Inhalt |
| Phase | Status | Die sieben Phasen oben, eine einzige verlässliche Quelle |
| Verantwortlich | Person | Wer den Inhalt in die nächste Phase bringt |
| Freigabe durch | Person | Pro Inhaltstyp benannt, nicht „das Team“ |
| Inhaltstyp | Dropdown | Blog, Case Study, Newsletter, Social Media, Video |
| Kanal | Dropdown | Wo der Inhalt veröffentlicht wird |
| Briefing | Link oder Dokument | Das abgestimmte Briefing, direkt am Element |
| Review fällig | Datum | Setzt der freigebenden Person eine Frist |
| Veröffentlichungsdatum | Datum | Steuert die Kalenderansicht |
| Live-URL | Link | Beleg, dass der Inhalt online ist |
| Zweitverwertung | Text oder Unterelemente | Was aus diesem Inhalt noch entsteht |
Ist eine Content-Kalender-Vorlage etwas anderes? Für die meisten Teams meinen beide Begriffe dasselbe. Wer unterscheidet, versteht unter dem Content-Kalender die Übersicht, was wann live geht, und unter dem Redaktionsplan zusätzlich den Workflow dahinter. Sie wollen Letzteres.
Ideen sind schnell gefunden, und die Veröffentlichung ist Routine. Die Freigabe ist der Schritt, bei dem jemand außerhalb des Content-Teams Zeit finden muss. In Redaktionsplänen auf Tabellenbasis sehen wir immer dieselben vier Schwachstellen:
Die Lösung liegt in der Struktur, nicht im Appell, sich mehr Mühe zu geben: eine freigebende Person pro Inhaltstyp, ein Status, den diese Person selbst setzt, und eine Benachrichtigung, sobald sie an der Reihe ist. Wenn Sie das vollständige Design suchen (Schwellenwerte, Vier-Augen-Prinzip, Eskalation, Audit-Trail), lesen Sie unseren Leitfaden, wie man einen Freigabe-Workflow gestaltet, den niemand umgeht.
Die meisten Content-Teams planen nicht nur ihre eigene Arbeit. Sie bekommen auch Anfragen aus Vertrieb, HR oder Geschäftsführung. Leiten Sie alle über ein einziges WorkForm, das ein Element auf dem Board anlegt. WorkForms unterstützen bedingte Logik, sodass Folgefragen abhängig von vorherigen Antworten erscheinen: Wählt jemand „Case Study“, fragt das Formular nach dem Ansprechpartner beim Kunden; wählt jemand „Event“, fragt es nach dem Datum. Wie Sie die Anfragen sichten und priorisieren, beschreiben wir in einem eigenen Beitrag zum Intake-Prozess.
Legen Sie ein Board mit den Feldern oben an. Nutzen Sie Gruppen für Monate oder Kampagnen und machen Sie die Spalte „Phase“ zu dem einen Status, auf den alle schauen. Wenn aus einem Inhalt mehrere Ableitungen entstehen, bilden Sie die Zweitverwertung als Unterelemente ab, nicht als separate Zeilen, die mit der Zeit auseinanderlaufen.
In den Plänen Pro und Enterprise können Sie Spalten außerdem als Pflichtfelder definieren, sodass sich eine Anfrage zum Beispiel nicht ohne Inhaltstyp und Veröffentlichungsdatum anlegen lässt. Prüfen Sie Ihren Plan, bevor Sie sich darauf verlassen.
Fügen Sie eine Kalenderansicht auf Basis der Spalte „Veröffentlichungsdatum“ hinzu. Sie zeigt Elemente nach Monat, Woche oder Tag, und Sie können sie nach Gruppe, Status oder Person einfärben. Wer nach Phase einfärbt, sieht am schnellsten, dass ein für Dienstag geplanter Inhalt noch im Entwurf steckt. Mehr zu den Möglichkeiten finden Sie in unserem Beitrag zu den Kalender- und Zeitleistenansichten von monday.com. Achten Sie auf die Planvoraussetzung: Laut Support-Dokumentation von monday.com gibt es die Kalenderansicht in Standard, Pro und Enterprise, nicht im kostenlosen Plan.
Mit Workflow-Automatisierung hängt der Redaktionsplan nicht mehr davon ab, dass jemand an etwas denkt. Starten Sie mit drei:
Widerstehen Sie der Versuchung, jeden Statuswechsel zu automatisieren. Automatisierungen gibt es ab dem Standard-Plan, und laut Support-Dokumentation von monday.com umfasst das monatliche Kontingent 250 Automatisierungsaktionen in Standard, 25.000 in Pro und 250.000 in Enterprise. Ein viel genutztes Content-Board schöpft ein kleines Kontingent schnell aus. Weitere Ideen finden Sie in unserer Liste der Automatisierungen, die sich lohnen.
Sobald das Board ein Quartal lang funktioniert, speichern Sie es als wiederverwendbare Vorlage. So startet jede neue Kampagne und jeder neue Markt mit denselben Phasen, Feldern und Automatisierungen.
Zwei Kunden von Tryve haben Ergebnisse veröffentlicht, nachdem sie ihre Content-Arbeit nach monday.com verlagert hatten. Es sind ihre Zahlen aus ihren Case Studies, kein Versprechen für jedes Team.
Das Marketingteam von gro-up (gro-up ist in der lokalen Geburtshilfe, Kinderbetreuung, Jugendhilfe und Gemeinwesenarbeit tätig) bekam Content-Anfragen per E-Mail aus der ganzen Organisation, ohne klare Nachverfolgung. Heute kommt jede Anfrage über ein monday.com WorkForm mit bedingten Fragen herein, landet auf dem Projektboard der richtigen Abteilung und wird automatisch der zuständigen Projektverantwortlichen zugewiesen. Fachleute erhalten ihre Aufgaben auf den Boards ihres eigenen Teams. Die Case Study nennt:
Die Case Study bringt die neue Regel auf den Punkt: „Was nicht in monday steht, existiert nicht.“
433, die Social-Sports-Community mit über 115 Mio. Followern, war für Marketing-Briefings auf E-Mails, Chats, Anrufe und Meetings angewiesen, und das Reporting lief manuell. Gemeinsam mit Tryve hat 433 in monday.com eine zentrale, verlässliche Datenbasis aufgebaut. Über erweiterte Rechte und Rollen arbeiten Vertrieb, Projektmanagement, Grafikdesign, Videoproduktion und Publishing mit denselben Daten. Dazu kam ein teilautomatisiertes Reporting an Kunden: Die veröffentlichten Inhalte pro Kanal und ihre Ergebnisse werden täglich per API hochgeladen. Die Case Study nennt 115 % mehr Kampagnenkapazität, 2.465 eingesparte Stunden pro Jahr und „10X bei der Prozessautomatisierung in 2 Jahren“.
Ganz ehrlich: oft. Wenn Sie allein im Marketing arbeiten oder zu zweit nebeneinandersitzen, genügt eine Tabelle mit einer Phasenspalte und einem Veröffentlichungsdatum. Sie geben selbst frei oder können sich kurz zur Seite drehen und fragen.
Herausgewachsen sind Sie, wenn:
Dann liegt das Problem nicht mehr in der Vorlage. Es liegt darin, dass nichts den Prozess durchsetzt. Genau das leisten ein Board, ein Formular und drei Automatisierungen.
Die meisten Teams verwenden die Begriffe synonym. In der Praxis zeigt ein Content-Kalender oft nur, was wann live geht, während ein Redaktionsplan auch den Workflow hinter jedem Inhalt abbildet, von der Idee über die Freigabe bis zur Zweitverwertung.
Mindestens: Titel, Phase, verantwortliche Person, freigebende Person, Inhaltstyp, Kanal, Link zum Briefing, Fälligkeitsdatum für das Review, Veröffentlichungsdatum und ein Feld für die Zweitverwertung.
Ja. Die Kalenderansicht von monday.com zeigt Board-Elemente nach Datum in Monats-, Wochen- oder Tagesansicht. Prüfen Sie die aktuelle Planvoraussetzung: Laut Support-Dokumentation von monday.com ist sie in den Plänen Standard, Pro und Enterprise enthalten.
Benennen Sie pro Inhaltstyp eine freigebende Person, geben Sie ihr einen Status zum Setzen (freigegeben oder Änderungen angefordert), ergänzen Sie ein Fälligkeitsdatum für das Review und benachrichtigen Sie die Person automatisch, sobald ein Inhalt zur Prüfung bereitliegt.
Wenn Ihr Redaktionsplan immer wieder im Review hängen bleibt, zeigen wir Ihnen, wie dieses Board, das Formular und der Freigabe-Workflow mit Ihren Inhaltstypen und Ihren Freigebenden aussehen würden. Buchen Sie ein kostenloses Erstgespräch mit Tryve.
Tryve ist monday.com Platinum Partner. Jedes Projekt beginnt mit einem strukturierten Discovery-Workshop, der von Ihren tatsächlichen Prozessen ausgeht, nicht von einer generischen Vorlage. Erfahrene Berater bleiben bis zur Akzeptanz im Team dabei, nicht nur bis zum Go-live. Buchen Sie ein kostenloses Erstgespräch.
Tryve ist ein Platin-Partner von monday.com und unterstützt Unternehmen bei der Implementierung modernster Projektmanagement-Tools!
