Een goede template voor een redactiekalender brengt elk stuk content door zeven fasen: idee, briefing, concept, review, goedkeuring, publicatie en hergebruik. De publicatiedatum is één kolom, niet de hele template. De meeste kalenders lopen vast bij de goedkeuring, dus je hebt per contenttype een vaste goedkeurder nodig, een status ‘wijzigingen gevraagd’ en een deadline voor de review. In monday.com wordt dat één board met een aanvraagformulier, een kalenderweergave en een paar automations. Werk je als enige marketeer, dan is een spreadsheet nog altijd prima.
We bouwen deze flows voor marketingteams als onderdeel van onze monday.com-implementaties, en de aanpak hieronder is de aanpak die standhoudt zodra er meer dan een paar mensen bij betrokken zijn.
Een datum vertelt je wanneer iets live moet gaan. Hij vertelt je niet of het concept al bestaat, wie het reviewt of dat juridische zaken ernaar gekeken heeft. Geef elk stuk content één rij (of één item) en laat het door deze fasen gaan:
De velden die het laten werken:
| Veld | Type | Waarom het ertoe doet |
|---|---|---|
| Titel | Tekst | Eén item per stuk content |
| Fase | Status | De zeven fasen hierboven, één bron van waarheid |
| Eigenaar | Persoon | Wie het naar de volgende fase brengt |
| Goedkeurder | Persoon | Per contenttype bij naam, niet ‘het team’ |
| Contenttype | Dropdown | Blog, klantcase, nieuwsbrief, social, video |
| Kanaal | Dropdown | Waar het gepubliceerd wordt |
| Briefing | Link of document | De afgesproken briefing, gekoppeld aan het item |
| Review uiterlijk | Datum | Zet de goedkeurder onder tijdsdruk |
| Publicatiedatum | Datum | Stuurt de kalenderweergave aan |
| Live-URL | Link | Bewijs dat het online staat |
| Hergebruik | Tekst of subitems | Wat dit stuk nog meer wordt |
Is een contentkalender-template iets anders? Voor de meeste teams betekenen de termen hetzelfde. Wie toch een onderscheid maakt, bedoelt met een contentkalender wat wanneer live gaat, terwijl een redactiekalender ook de workflow erachter bevat. Jij wilt de tweede.
Ideeën komen vanzelf en publiceren is routinewerk. Goedkeuring is de stap waarvoor iemand buiten het contentteam tijd moet vinden. In kalenders in een spreadsheet zien we steeds dezelfde vier valkuilen:
De oplossing zit in de structuur, niet in een oproep om beter je best te doen. Eén goedkeurder per contenttype, een status die de goedkeurder zelf zet en een melding zodra hij of zij aan de beurt is. Wil je het volledige ontwerp (drempels, het vier-ogenprincipe, escalatie, audittrail), lees dan onze gids over een goedkeuringsworkflow ontwerpen waar mensen niet omheen gaan werken.
De meeste contentteams plannen niet alleen hun eigen werk. Ze krijgen ook aanvragen van sales, HR of het management. Laat die allemaal binnenkomen via één WorkForm die een item op het board aanmaakt. WorkForms ondersteunen voorwaardelijke logica, zodat vervolgvragen verschijnen op basis van eerdere antwoorden: kies ‘klantcase’ en het formulier vraagt naar de contactpersoon bij de klant; kies ‘event’ en het vraagt naar de datum. Hoe je de triage regelt, lees je in één intakeproces.
Bouw één board met de velden hierboven. Gebruik groepen voor maanden of campagnes en houd de kolom Fase aan als de enige status waar iedereen naar kijkt. Heeft een stuk meerdere afgeleide assets, gebruik dan subitems voor het hergebruik in plaats van losse rijen die uit elkaar gaan lopen.
Op de Pro- en Enterprise-abonnementen kun je kolommen ook verplicht maken, zodat niemand een aanvraag kan indienen zonder bijvoorbeeld contenttype en publicatiedatum. Controleer je abonnement voordat je hierop rekent.
Voeg een kalenderweergave toe op de kolom Publicatiedatum. Die toont items per maand, week of dag, en je kunt ze kleuren per groep, status of persoon. Kleuren op Fase is de snelste manier om een stuk te spotten dat voor dinsdag gepland staat maar nog in concept is. Meer over de mogelijkheden lees je in de kalender- en tijdlijnweergaven van monday.com. Let op het abonnement: volgens de supportdocumentatie van monday.com is de kalenderweergave beschikbaar op Standard, Pro en Enterprise, niet op het gratis abonnement.
Met workflowautomatisering hangt de kalender niet langer af van iemands geheugen. Begin met deze drie:
Automatiseer niet elke statuswijziging. Automations zijn beschikbaar vanaf het Standard-abonnement, en volgens de supportdocumentatie van monday.com krijg je per maand 250 automation-acties op Standard, 25.000 op Pro en 250.000 op Enterprise. Een druk contentboard heeft een klein tegoed zo opgebruikt. Meer ideeën vind je in onze lijst met automations die het bouwen waard zijn.
Werkt het board een kwartaal lang goed, sla het dan op als herbruikbare template, zodat een nieuwe campagne of een nieuwe markt start met dezelfde fasen, velden en automations.
Twee klanten van Tryve publiceerden resultaten nadat ze hun contentwerk naar monday.com hadden verhuisd. Dit zijn hun cijfers, van hun casepagina’s, geen belofte voor elk team.
Het marketingteam van gro-up (gro-up is actief in lokale kraamzorg, kinderopvang, jeugdzorg en sociaal werk) kreeg contentaanvragen per mail uit de hele organisatie, zonder duidelijke opvolging. Nu komt elke aanvraag binnen via een monday.com WorkForm met voorwaardelijke vragen, belandt op het projectboard van de juiste afdeling en wordt automatisch toegewezen aan de juiste projecteigenaar. Specialisten krijgen hun taken op hun eigen teamboards. De casepagina meldt:
De casepagina vat de nieuwe regel samen: “If it’s not in monday, it doesn’t exist.”
433, de sportcommunity op social media met meer dan 115M volgers, leunde voor marketingbriefings op mails, chats, telefoontjes en meetings, en rapporteerde handmatig. Samen met Tryve bouwden ze één bron van waarheid in monday.com, met geavanceerde rechten en rollen zodat sales, projectmanagement, grafisch ontwerp, videoproductie en publicatie met dezelfde data werken. Daarbij kwam semi-geautomatiseerde rapportage aan klanten, waarbij gepubliceerde content per kanaal en de resultaten dagelijks via een API worden opgeladen. De casepagina meldt 115% meer campagnecapaciteit, 2.465 uur per jaar bespaard en “10X in automating processes in 2 years time”.
Eerlijk gezegd: vaak. Ben je de enige marketeer, of zijn jullie met z’n tweeën en zit je naast elkaar, dan volstaat een spreadsheet met een kolom voor de fase en een publicatiedatum. Jij bent de goedkeurder, of je buigt even opzij om het te vragen.
Je bent hem ontgroeid als:
Op dat moment is de template niet meer het probleem. Het probleem is dat niets het proces afdwingt, en dat is precies wat een board, een formulier en drie automations je geven.
De meeste teams gebruiken de termen door elkaar. In de praktijk toont een contentkalender vaak alleen wat wanneer live gaat, terwijl een redactiekalender ook de workflow achter elk stuk bijhoudt, van idee tot goedkeuring tot hergebruik.
Minimaal: titel, fase, eigenaar, goedkeurder, contenttype, kanaal, link naar de briefing, uiterste reviewdatum, publicatiedatum en een veld voor hergebruik.
Ja. De kalenderweergave van monday.com toont items van een board op datum, per maand, week of dag. Controleer wel voor welk abonnement dat geldt: volgens de supportdocumentatie van monday.com is hij beschikbaar op Standard, Pro en Enterprise.
Wijs per contenttype één goedkeurder aan, geef die een status om te zetten (goedgekeurd of wijzigingen gevraagd), voeg een uiterste reviewdatum toe en stuur automatisch een melding zodra een stuk klaar is voor review.
Blijft je kalender steeds hangen bij de review? Dan laten we je graag zien hoe dit board, dit formulier en deze goedkeuringsflow eruitzien met jouw contenttypes en jouw goedkeurders. Plan een gratis kennismakingsgesprek met Tryve.
Tryve is monday.com Platinum Partner. Elk traject begint met een gestructureerde discoverysessie rond jouw echte processen, niet rond een standaardtemplate. Senior consultants blijven betrokken tot de adoptie, niet alleen tot de livegang. Plan een gratis kennismakingsgesprek.
Tryve is een monday.com platinum partner en helpt bedrijven met het implementeren van geavanceerde projectmanagementtools!
