En bref : un bon tableau de bord projet monday.com répond à quelques questions qu'un public précis se pose chaque semaine, avec des données fiables parce que les boards sous-jacents sont bien tenus. Partez des questions, décidez à qui s'adresse le tableau de bord, assurez-vous que les boards contiennent les bonnes colonnes, et seulement ensuite choisissez les widgets. La plupart des tableaux de bord échouent parce qu'ils sont construits dans l'autre sens.
Si vous voulez d'abord la théorie, lisez notre article de wiki sur les tableaux de bord de projet. Cet article en est la version pratique pour monday.com, fondée sur les tableaux de bord que nous créons chaque semaine pour nos clients.
Pourquoi un tableau de bord projet monday.com finit souvent inutilisé
- Personne ne se fie aux chiffres. Les widgets lisent des boards où la moitié des éléments n'ont pas de responsable ou ont un statut dépassé, alors les managers vérifient quand même dans Excel.
- Un seul tableau de bord pour tout le monde. L'équipe veut savoir ce qui est à rendre cette semaine, la direction veut savoir quels projets sont à risque. Un seul écran ne peut pas bien faire les deux.
- Trop de widgets. Vingt graphiques impressionnent mais ne disent rien. Les gens ne trouvent pas le chiffre qu'ils sont venus chercher.
- Pas de rituel. Si le tableau de bord ne fait pas partie d'une réunion hebdomadaire ou d'une décision, personne ne l'ouvre.
Étape 1 : partir des questions, pas des widgets
Notez les cinq à huit questions que pose votre public. Pour un PMO, ce peut être : quels projets sont en retard, où le budget est-il dépassé, qui est surchargé, qu'est-ce qui démarre le mois prochain. Chaque question devient un widget. Les questions que personne ne pose n'ont pas de widget, aussi joli que soit le graphique.
Étape 2 : préparer les boards pour le tableau de bord
Un tableau de bord est une vue sur des boards : ce sont donc les boards qui déterminent sa qualité. Avant de commencer, vérifiez :
- Une colonne de statut avec des libellés convenus, utilisée de la même façon sur chaque board de projet que lit le tableau de bord.
- Une colonne responsable (personnes) toujours remplie.
- Des dates ou une colonne timeline pour le début et l'échéance, afin de montrer ce qui est en retard ou à venir.
- Des nombres là où il faut des nombres : budget, coût réel, heures, avancement. Un tableau de bord ne peut pas additionner une colonne texte.
- Une structure cohérente entre les boards. Si vous combinez plusieurs boards de projet, ils doivent avoir les mêmes colonnes. Un modèle pour les nouveaux projets aide énormément.
Si vous avez des dizaines de projets, envisagez une organisation en portefeuille : un board avec une ligne par projet, alimenté par les boards de projet, plutôt qu'un tableau de bord qui tente de combiner cinquante boards. C'est plus rapide, plus facile à maintenir et cela fonctionne sur des formules plus modestes.
Étape 3 : un tableau de bord par public
| Public | Questions | Widgets qui fonctionnent |
|---|---|---|
| Équipe projet | Qu'est-ce qui est à rendre cette semaine ? Qu'est-ce qui bloque ? Qui fait quoi ? | Calendrier ou timeline, éléments par statut, charge de travail par personne, tableau filtré des éléments en retard |
| Chef de projet ou PMO | Quels projets sont en retard ou hors budget ? Où la capacité est-elle tendue ? | Batterie ou vue des statuts par projet, chiffres budget prévu et réalisé, charge de travail, Gantt multi-projets |
| Direction | Sommes-nous dans les temps ? Où sont les risques ? Qu'est-ce qui arrive ? | Quelques widgets Chiffres (projets actifs, à risque, budget consommé), un graphique des projets par statut, une courte liste d'alertes |
Gardez les tableaux de bord de direction particulièrement courts. Si un directeur doit faire défiler, le tableau de bord est trop long. Les lecteurs sont gratuits sur les formules payantes : les parties prenantes qui ne font que consulter des tableaux de bord n'ont pas besoin d'un siège payant.
Étape 4 : choisir des widgets qui répondent chacun à une question
- Chiffres pour les indicateurs clés isolés : projets actifs, éléments en retard, budget consommé.
- Batterie pour voir d'un coup d'œil l'avancement par projet ou par phase.
- Graphique pour les répartitions : projets par statut, par service, par client.
- Charge de travail pour voir qui est surchargé sur l'ensemble des projets, à partir du responsable et de l'effort ou des heures.
- Timeline ou Gantt pour l'enchaînement des projets et des jalons.
- Tableau avec un filtre, pour la courte liste sur laquelle les gens doivent agir, comme les éléments en retard sans responsable.
Donnez à chaque widget un titre formulé comme la question à laquelle il répond, par exemple "Quels projets sont en retard ?" au lieu de "Graphique des statuts". Cela paraît anodin, mais cela rend un tableau de bord lisible pour ceux qui ne l'ont pas construit.
Étape 5 : l'intégrer à un rituel
Utilisez le tableau de bord dans la réunion pour laquelle il a été conçu : le point d'équipe hebdomadaire, la revue mensuelle du PMO, le comité de direction. Quand le tableau de bord est affiché à l'écran, les gens commencent à mettre à jour leurs éléments avant la réunion, et la qualité des données s'améliore d'elle-même. C'est la vraie raison pour laquelle les bons tableaux de bord restent utilisés.
Verel, qui réalise des événements et des aménagements intérieurs, lance chaque nouveau projet à partir d'un modèle fixe, si bien que tous les boards de projet partagent la même structure. C'est exactement ce qui rend possibles des vues d'ensemble fiables sur tous les projets. Découvrez comment dans le cas Verel.
Cinq erreurs à éviter
- Créer le tableau de bord avant de s'être mis d'accord sur les libellés de statut.
- Combiner des boards qui n'ont pas les mêmes colonnes.
- Tout montrer à tout le monde au lieu d'un tableau de bord par public.
- Utiliser des couleurs sans signification. Le rouge doit vouloir dire une seule chose : action requise.
- Ne jamais revoir le tableau de bord. Supprimez chaque trimestre les widgets que personne ne regarde.
