monday.com implementatie bij Ads & Data: van losse tools naar één centrale werkomgeving

Over Ads & Data

Ads & Data is het Belgische media sales house van Telenet, Mediahuis en Proximus. Het commercialiseert de reclameruimte van onder meer Play, De Standaard, Nieuwsblad, Gazet van Antwerpen, Het Belang van Limburg en VRT MAX en combineert sterke lokale media, content en data om adverteerders te helpen groeien.

Met ongeveer 130 medewerkers brengt Ads & Data sales, media-expertise en creativiteit samen. Door nauw samen te werken met zowel adverteerders als mediapartners helpt de organisatie merken om hun doelgroep op het juiste moment én via de juiste kanalen te bereiken.

Creatieve campagnes vragen om structuur

Binnen Ads & Data vormt de Brand Studio het creatieve hart van de organisatie. Hier worden campagnes ontwikkeld die veel verder gaan dan een klassieke advertentie. Van videocampagnes en podcasts tot social formats en geïntegreerde content: elk project wordt volledig op maat uitgewerkt.

Wat de Brand Studio onderscheidt van een klassiek reclamebureau, is de nauwe samenwerking met de eigen mediakanalen. Campagnes worden niet alleen bedacht, maar ook geïntegreerd in programma's, nieuwsmerken, podcasts en digitale platformen. Daardoor werken sales, creatie, productie, planning en aftersales voortdurend samen aan elke campagne.

Die geïntegreerde aanpak brengt ook de nodige operationele complexiteit met zich mee. Elke campagne kent andere stakeholders, planningen en deadlines. Om het overzicht te bewaren, werd een gestructureerde manier van samenwerken steeds belangrijker.

Van losse tools naar één centrale werkomgeving in monday.com

Elke campagne binnen de Brand Studio start met een briefing. Vanaf het moment dat een briefing was ingediend, verliep de verdere opvolging via e-mails, meetings, Excelbestanden en verschillende losse tools.

Volgens Annelies, Production Lead bij Ads & Data, ontbrak er vooral één centrale plek waar alle projectinformatie samenkwam.

“Elk team had zijn eigen manier van werken, maar we misten een centraal overzicht over de hele campagneflow. Het doel was niet om zomaar een tool te vervangen, maar om onze teams beter te laten samenwerken.”

Daardoor werd de opvolging van campagnes steeds complexer. Terwijl sales zicht wilde houden op de voortgang, hadden productie, planning en aftersales nood aan dezelfde actuele informatie. Om die samenwerking beter te ondersteunen, ging Ads & Data Brand Studio op zoek naar een centrale werkomgeving. De keuze viel uiteindelijk op monday.com.

Eerst de processen, daarna het platform

Voor Ads & Data draaide de implementatie niet alleen om het inrichten van monday.com. De uitdaging was om de manier waarop de Brand Studio werkt, te vertalen naar een platform dat die samenwerking optimaal ondersteunt.

“We voelden wel dat we een externe partij nodig hadden die met een helikopterblik naar onze werking kon kijken en die werking kon vertalen naar een planningstool.”

Die helikopterblik vormde de basis van het implementatietraject. Door eerst de processen, rollen en samenwerking in kaart te brengen, ontstond een oplossing die aansluit op de dagelijkse realiteit van de Brand Studio.

Samen met Tryve werd vervolgens onderzocht hoe die processen vertaald konden worden naar een centrale werkomgeving in monday.com, met voldoende flexibiliteit voor de uiteenlopende campagnetypes.

“Waar de meesten zouden zeggen dat iets te moeilijk was, vonden we samen toch altijd een werkwijze zodat het uiteindelijk wel lukte.”

De kracht van dynamische briefings

Elke campagne start vandaag met een uitgebreide briefing via monday WorkForms. Afhankelijk van het type campagne worden automatisch de juiste vragen gesteld, zodat alle relevante informatie meteen centraal wordt verzameld.

Vanuit de briefing worden automatisch de juiste projectborden, planning en verantwoordelijke teamleden gekoppeld. Zo beschikt iedereen vanaf de start over dezelfde informatie en kan elk team vanuit zijn eigen workflow verder werken.

Omdat alle borden met elkaar verbonden zijn, worden wijzigingen in planning of deadlines automatisch gedeeld. Zo blijft iedereen tijdens het volledige project op de hoogte, zonder voortdurend informatie te moeten opzoeken of doorgeven.

Realtime inzicht in elke campagne

Naast de dagelijkse opvolging kreeg de Brand Studio ook meer grip en inzicht op haar volledige campagneportefeuille.

Dashboards brengen nieuwe, lopende en afgeronde projecten samen in één overzicht, terwijl rapporten de voortgang inzichtelijk maken.

Daardoor hoeft het team minder tijd te besteden aan manuele rapportering en kan sneller worden bijgestuurd wanneer planningen of prioriteiten wijzigen.

Klaar voor de volgende stap

Vandaag beschikt de Brand Studio over één centrale werkomgeving waarin campagnes van briefing tot oplevering worden opgevolgd. Teams werken vlotter samen, beschikken over meer inzicht in lopende projecten en kunnen sneller inspelen op veranderingen.

Voor Ads & Data is de implementatie van monday.com geen eindpunt. De organisatie blijft haar processen verder verfijnen, dashboards optimaliseren en onderzoekt hoe AI de samenwerking en communicatie nog verder kan ondersteunen. Zo groeit de oplossing mee met een organisatie die voortdurend in beweging is.

Wil je zoals Ads & Data je creatieve campagnes centraliseren in monday.com? Als monday.com implementatiepartner denkt Tryve graag met je mee.