Implémentation de monday.com chez Ads & Data : d'outils dispersés à un espace de travail central

À propos d'Ads & Data

Ads & Data est la régie publicitaire belge de Telenet, Mediahuis et Proximus. Elle commercialise l'espace publicitaire de marques comme Play, De Standaard, Nieuwsblad, Gazet van Antwerpen, Het Belang van Limburg et VRT MAX, et combine des médias locaux forts, du contenu et des données pour aider les annonceurs à grandir.

Avec environ 130 collaborateurs, Ads & Data réunit vente, expertise média et créativité. En travaillant étroitement avec les annonceurs comme avec les partenaires média, l'organisation aide les marques à toucher leur public au bon moment et via les bons canaux.

Les campagnes créatives demandent de la structure

Au sein d'Ads & Data, le Brand Studio est le cœur créatif de l'organisation. C'est là que naissent des campagnes qui vont bien au-delà d'une publicité classique. Des campagnes vidéo et podcasts aux formats social et au contenu intégré : chaque projet est entièrement réalisé sur mesure.

Ce qui distingue le Brand Studio d'une agence de publicité classique, c'est sa collaboration étroite avec ses propres canaux médias. Les campagnes ne sont pas seulement imaginées, elles sont aussi intégrées dans des programmes, des marques d'information, des podcasts et des plateformes numériques. La vente, la création, la production, le planning et l'aftersales travaillent donc en permanence ensemble sur chaque campagne.

Cette approche intégrée entraîne aussi une certaine complexité opérationnelle. Chaque campagne a ses propres parties prenantes, plannings et échéances. Pour garder une vue d'ensemble, une manière structurée de collaborer devenait de plus en plus importante.

D'outils dispersés à un espace de travail central dans monday.com

Chaque campagne du Brand Studio commence par un briefing. Une fois le briefing soumis, le suivi passait par des e-mails, des réunions, des fichiers Excel et différents outils séparés.

Selon Annelies, Production Lead chez Ads & Data, il manquait surtout un endroit central où toutes les informations du projet se retrouvaient.

« Chaque équipe avait sa propre façon de travailler, mais il nous manquait une vue d'ensemble centrale de tout le flux de campagne. L'objectif n'était pas simplement de remplacer un outil, mais d'aider nos équipes à mieux collaborer. »

Le suivi des campagnes devenait donc de plus en plus complexe. Tandis que la vente voulait garder un œil sur l'avancement, la production, le planning et l'aftersales avaient besoin des mêmes informations à jour. Pour mieux soutenir cette collaboration, le Brand Studio d'Ads & Data s'est mis à la recherche d'un espace de travail central. Le choix s'est finalement porté sur monday.com.

D'abord les processus, ensuite la plateforme

Pour Ads & Data, l'implémentation ne se limitait pas à configurer monday.com. Le défi consistait à traduire la façon de travailler du Brand Studio en une plateforme qui soutient au mieux cette collaboration.

« Nous sentions bien qu'il nous fallait un partenaire externe capable de porter un regard d'ensemble sur notre fonctionnement et de le traduire en un outil de planification. »

Ce regard d'ensemble a constitué la base du projet d'implémentation. En cartographiant d'abord les processus, les rôles et la collaboration, une solution est née qui correspond à la réalité quotidienne du Brand Studio.

Avec Tryve, l'équipe a ensuite étudié comment traduire ces processus en un espace de travail central dans monday.com, avec suffisamment de flexibilité pour des types de campagnes très variés.

« Là où la plupart auraient dit que quelque chose était trop difficile, nous avons toujours trouvé ensemble une manière de faire pour que cela fonctionne finalement. »

La force des briefings dynamiques

Aujourd'hui, chaque campagne commence par un briefing détaillé via monday WorkForms. Selon le type de campagne, les bonnes questions sont posées automatiquement, de sorte que toutes les informations utiles sont immédiatement centralisées.

À partir du briefing, les bons tableaux de projet, le planning et les membres de l'équipe responsables sont liés automatiquement. Chacun dispose ainsi des mêmes informations dès le départ et chaque équipe peut poursuivre dans son propre workflow.

Comme tous les tableaux sont reliés entre eux, les changements de planning ou d'échéances sont partagés automatiquement. Tout le monde reste informé pendant tout le projet, sans devoir sans cesse chercher ou transmettre des informations.

Une vision en temps réel de chaque campagne

Au-delà du suivi quotidien, le Brand Studio a aussi gagné en maîtrise et en visibilité sur l'ensemble de son portefeuille de campagnes.

Des tableaux de bord réunissent les projets nouveaux, en cours et terminés dans une seule vue, tandis que des rapports rendent l'avancement visible.

L'équipe consacre donc moins de temps au reporting manuel et peut réagir plus vite lorsque les plannings ou les priorités changent.

Prêts pour l'étape suivante

Aujourd'hui, le Brand Studio dispose d'un espace de travail central dans lequel les campagnes sont suivies du briefing à la livraison. Les équipes collaborent plus facilement, ont une meilleure visibilité sur les projets en cours et réagissent plus vite aux changements.

Pour Ads & Data, l'implémentation de monday.com n'est pas une fin en soi. L'organisation continue d'affiner ses processus et d'optimiser ses tableaux de bord, et étudie comment l'IA peut soutenir encore davantage la collaboration et la communication. La solution grandit ainsi avec une organisation en mouvement permanent.

Vous souhaitez, comme Ads & Data, centraliser vos campagnes créatives dans monday.com ? En tant que partenaire d'implémentation monday.com, Tryve se fera un plaisir de réfléchir avec vous.