Pour savoir qui est surchargé avant qu’une échéance ne dérape, il vous faut trois données sur chaque tableau : qui est assigné (une colonne Personnes), quand le travail a lieu (une colonne date ou chronologie) et quelle quantité de travail il représente (une valeur d’effort, généralement en heures). La vue Charge de travail (Workload) de monday.com compare ensuite l’effort assigné à chaque personne sur chaque période avec sa capacité, et signale toute personne qui la dépasse. Ajoutez le widget Charge de travail à un tableau de bord et vous obtenez la même vision sur l’ensemble des tableaux de projets. L’outil est simple. Le vrai travail consiste à y injecter des données fiables, ce qui repose surtout sur une structure de tableaux cohérente et une routine de planification hebdomadaire.
La planification des capacités est au cœur des missions d’implémentation monday.com pour les organisations par projets, car c’est là que les tableurs craquent en premier.
Elle met en regard la demande planifiée et la capacité disponible, par personne et par période. La vue Charge de travail est disponible sur les offres Pro et Enterprise. En pratique, elle répond à des questions comme :
C’est le versant pratique de la gestion des ressources : non pas une théorie de l’affectation, mais une vue hebdomadaire sur laquelle vous agissez.
| Colonne | Rôle | Conseil |
|---|---|---|
| Personnes | Qui fait le travail | Un seul responsable par élément si possible |
| Chronologie ou date | Quand le travail a lieu | Chronologie pour un travail sur plusieurs jours, date pour les tâches ponctuelles |
| Effort | Quelle quantité de travail | Des heures dans une colonne nombre ou estimation de temps ; restez cohérent d’un tableau à l’autre |
Deux règles de cohérence conditionnent le bon fonctionnement des vues multi-tableaux :
Déplacez ensuite le travail directement dans la vue : faites glisser des éléments d’une personne ou d’une date à l’autre pour rééquilibrer la charge.
Moins que ses heures contractuelles. Un consultant à 38 heures par semaine ne dispose pas de 38 heures planifiables sur des projets. Les réunions, le travail interne, les demandes de support et les changements de contexte en absorbent une part réelle.
Une approche pragmatique :
La vue Charge de travail d’un tableau ne montre que ce tableau. Pour une vision réelle, ajoutez un widget Charge de travail à un tableau de bord connecté à tous les tableaux de projets actifs. C’est là que la structure en portefeuille porte ses fruits.
La configuration de Vlerick en est une bonne illustration : les projets sont organisés en portefeuilles, chaque projet utilise un modèle cohérent, les capacités des ressources sont ajustables par tableau et la planification hebdomadaire est reliée aux budgets annuels par domaine. Pour en savoir plus sur les vues portefeuille, lisez gérer des projets à grande échelle avec la solution portefeuille de monday.com et notre guide des tableaux de bord vraiment utilisés.
Une vue de capacité ne vaut que par les données qui l’alimentent. Les habitudes les plus importantes :
Si vous menez de nombreux projets en parallèle, notre guide sur la gestion de plusieurs projets à la fois traite de la priorisation, et une vue diagramme de Gantt aide à visualiser les dépendances à l’origine des pics.
Oui, grâce à la vue et au widget Charge de travail, sur les offres Pro et Enterprise.
Dans les paramètres de la vue Charge de travail, à partir d’un horaire ou d’une valeur personnalisée, avec une colonne d’effort comme donnée d’entrée.
Oui, avec un widget Charge de travail sur un tableau de bord couvrant des tableaux aux colonnes cohérentes.
La planification des capacités regarde vers l’avant, l’effort planifié ; le suivi du temps regarde en arrière, les heures réellement effectuées.
Nous concevons des modèles de tableaux, des conventions d’effort et des tableaux de bord de capacité qui vous donnent une vision prévisionnelle fiable sur l’ensemble de vos projets. Réservez un premier échange gratuit avec Tryve.
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