Wil je zien wie overbelast raakt voordat een deadline in gevaar komt, dan heb je op elk bord drie gegevens nodig: wie eraan werkt (een personenkolom), wanneer het werk plaatsvindt (een datum- of tijdlijnkolom) en hoeveel werk het is (een inspanningswaarde, meestal in uren). De Workload-weergave (Workload view) van monday.com zet de toegewezen inspanning per persoon per periode af tegen hun capaciteit en markeert iedereen die erboven zit. Zet je de Workload-widget op een dashboard, dan krijg je hetzelfde beeld over al je projectborden heen. De tool zelf is eenvoudig. Het echte werk zit in het aanleveren van betrouwbare data, en dat draait vooral om een consistente bordstructuur en een wekelijkse planningsgewoonte.
Capaciteitsplanning is een kernonderdeel van een monday.com-implementatie voor projectorganisaties, want het is precies daar dat spreadsheets het eerst tekortschieten.
Het toont geplande vraag tegenover beschikbaar aanbod, per persoon en per periode. Workload is beschikbaar op de Pro- en Enterprise-abonnementen. In de praktijk beantwoordt het vragen als:
Het is de praktische kant van resourcemanagement: geen theorie over toewijzing, maar een wekelijks overzicht waarop je actie onderneemt.
| Kolom | Doel | Tip |
|---|---|---|
| Personen | Wie het werk doet | Waar mogelijk één eigenaar per item |
| Tijdlijn of datum | Wanneer het werk plaatsvindt | Tijdlijn voor werk over meerdere dagen, datum voor eenmalige taken |
| Inspanning | Hoeveel werk | Uren in een getallen- of tijdsinschattingskolom; wees consistent over borden heen |
Twee consistentieregels maken of breken overzichten over meerdere borden:
Verschuif daarna werk rechtstreeks in de weergave: sleep items tussen personen of datums om de belasting te herverdelen.
Minder dan hun contracturen. Een consultant met een contract van 38 uur per week heeft geen 38 inplanbare projecturen. Vergaderingen, intern werk, supportvragen en het voortdurend schakelen tussen taken nemen een flink deel in beslag.
Een praktische aanpak:
De Workload-weergave van één bord toont alleen dat bord. Voor een volledig beeld voeg je een Workload-widget toe aan een dashboard dat gekoppeld is aan alle actieve projectborden. Hier betaalt een goede portfoliostructuur zich terug.
De opzet bij Vlerick is een goed voorbeeld: projecten zijn ingedeeld in portfolio’s, elk project gebruikt een consistent sjabloon, de resourcecapaciteit is per bord aanpasbaar en de wekelijkse planning is per domein gekoppeld aan jaarbudgetten. Meer over portfolioweergaven lees je in projecten op schaal beheren met de monday.com portfolio solution en in onze gids over dashboards die echt gebruikt worden.
Een capaciteitsoverzicht is maar zo goed als de input. De gewoonten die het meest uitmaken:
Loop je veel projecten tegelijk, dan behandelt onze gids over meerdere projecten tegelijk beheren de kant van het prioriteren, en een Gantt-diagram helpt je de afhankelijkheden te visualiseren die de pieken veroorzaken.
Ja, via de Workload-weergave en de Workload-widget, op de Pro- en Enterprise-abonnementen.
In de Workload-instellingen, op basis van een rooster of een eigen waarde, met een inspanningskolom als input.
Ja, met een Workload-widget op een dashboard over borden met consistente kolommen.
Capaciteitsplanning kijkt vooruit naar geplande inspanning; tijdregistratie kijkt terug naar de werkelijk gepresteerde uren.
We ontwerpen bordsjablonen, afspraken rond inspanning en capaciteitsdashboards die je een betrouwbaar vooruitzicht over al je projecten geven. Boek een gratis kennismakingsgesprek met Tryve.
Tryve is een monday.com platinum partner en helpt bedrijven met het implementeren van geavanceerde projectmanagementtools!
