Eine VIES-Prüfung zeigt dir, ob eine EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) am Tag der Abfrage für den grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU aktiv ist. Du gibst Land und Nummer auf der VIES-Website der Europäischen Kommission ein, und das System fragt in Echtzeit die nationale Datenbank des jeweiligen Mitgliedstaats ab. Gibst du zusätzlich deine eigene USt-IdNr. als anfragende Partei ein, erhältst du eine Abfragenummer (Consultation Number), die du als Nachweis aufbewahren kannst. Dieser Nachweis ist wichtig: Bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen von Waren ist eine gültige USt-IdNr. des Kunden eine Voraussetzung, kein Nice-to-have. Das praktische Problem: Du musst das für jeden Account in deinem CRM machen, jedes Mal. Genau hier kommt Automatisierung ins Spiel.

Wenn dein Vertriebsteam mit monday CRM arbeitet, musst du Nummern nicht einzeln in eine Website kopieren. Tryve hat genau dafür eine kostenlose VAT-Checker-App für monday.com entwickelt, und sie ist Teil davon, wie wir CRM für B2B-Teams im Rahmen unserer monday.com-Implementierungsprojekte aufsetzen.

Soll das lieber für dein Vertriebsteam gebaut werden? Wir implementieren monday CRM als zertifizierter CRM-Specialist-Partner.

Was ist VIES und was bestätigt eine Prüfung der USt-IdNr. eigentlich?

VIES steht für VAT Information Exchange System (MwSt-Informationsaustauschsystem). Es ist keine zentrale Datenbank. Es ist eine Suchmaschine der Europäischen Kommission, die deine Anfrage an die Steuerverwaltung des Landes weiterleitet, das die Nummer vergeben hat, und dir dann die Antwort dieses Landes anzeigt.

Ein Ergebnis kann dir Folgendes sagen:

• Gültig oder ungültig für innergemeinschaftliche Transaktionen, zum Zeitpunkt der Abfrage.
• Name und Adresse des registrierten Unternehmens, aber nur, wenn der Mitgliedstaat diese Angaben teilt. Manche Länder liefern nur die Gültigkeit.
• Eine Abfragenummer, wenn du deine eigene USt-IdNr. als anfragende Partei eingegeben hast.

Was es dir nicht sagt, ist genauso wichtig:

• Es bestätigt nicht, dass die Person, mit der du es zu tun hast, befugt ist, für dieses Unternehmen zu handeln.
• Es sagt nichts darüber aus, ob das Unternehmen über seine Umsatzsteuerregistrierung hinaus zahlungsfähig oder seriös ist.
• Es speichert keine Historie. Ein gültiges Ergebnis von gestern sagt nichts über den nächsten Monat aus.

Betrachte eine VIES-Prüfung deshalb als eine Kontrolle in deinem Kunden-Onboarding, nicht als vollständige Due-Diligence-Prüfung.

Warum ist eine gültige USt-IdNr. im B2B-Vertrieb so wichtig?

Weil die umsatzsteuerliche Behandlung der Rechnung davon abhängt. Wenn du Waren oder Dienstleistungen an einen Geschäftskunden in einem anderen EU-Land verkaufst, gilt auf der Rechnung meist das Reverse-Charge-Verfahren oder ein Nullsatz. Liegst du beim Status des Kunden falsch, kann dein Unternehmen am Ende die Umsatzsteuer schulden.

Seit die EU-„Quick Fixes“ 2020 in Kraft getreten sind (Richtlinie (EU) 2018/1910), ist eine gültige USt-IdNr. des Käufers eine materielle Voraussetzung für die Steuerbefreiung innergemeinschaftlicher Lieferungen von Waren. Einfach gesagt: keine gültige Nummer, keine Steuerbefreiung.

Für ein Vertriebs- und Finanzteam zeigt sich das Risiko an drei Stellen:

1. Angebote und Rechnungen, die auf einem falschen Umsatzsteuerstatus beruhen.
2. Zusammenfassende Meldungen (EC Sales Lists), die nicht mit dem übereinstimmen, was das Finanzamt sieht.
3. Bei der Betriebsprüfung, wenn du nachweisen musst, dass du geprüft hast, und nur eine E-Mail mit „der Kunde hat es bestätigt“ vorweisen kannst.

Deshalb empfehlen wir, die Nummer in dem Moment zu prüfen, in dem ein Account in dein CRM kommt, und nicht erst, wenn die Finanzabteilung Monate später ein Problem entdeckt.

Wie führst du eine VIES-Prüfung manuell durch?

Für eine einmalige Prüfung reicht die Website der Europäischen Kommission:

1. Öffne die VIES-Seite zur Überprüfung von USt-IdNrn..
2. Wähle den Mitgliedstaat, der die Nummer vergeben hat.
3. Gib die Nummer ohne Länderkürzel, ohne Leerzeichen und ohne Punkte ein.
4. Trage deinen eigenen Mitgliedstaat und deine USt-IdNr. in die Felder für die anfragende Partei ein, wenn du eine Abfragenummer erhalten willst.
5. Speichere das Ergebnis als PDF oder Screenshot zusammen mit dem Datum in der Kundenakte.

Den letzten Schritt lassen die meisten Teams aus. Eine Prüfung, die du später nicht nachweisen kannst, ist nur eine halbe Kontrolle.

Warum meldet VIES eine korrekte Nummer manchmal als ungültig?

In der Praxis bedeutet „ungültig“ meist „nicht im Format oder Status, den VIES erwartet“, nicht „gefälscht“. Die üblichen Ursachen:

Nordirland ist die Ausnahme auf britischer Seite: Nummern mit dem Präfix XI werden für den Warenhandel mit der EU verwendet und lassen sich weiterhin in VIES prüfen.

Wie automatisierst du die VIES-Prüfung in monday CRM?

Manuelle Prüfungen skalieren nicht über eine Handvoll neuer Accounts pro Woche hinaus, und sie hängen davon ab, dass jemand daran denkt. Besser ist es, die Prüfung zum festen Bestandteil des Datenflusses zu machen.

Dieses Muster nutzen wir bei Kunden mit monday CRM:

1. Speichere die USt-IdNr. in einer eigenen Spalte auf dem Accounts-Board, nicht in einem Notizfeld. Eine Spalte, ein Format.
2. Installiere eine App zur Prüfung der USt-IdNr. aus dem monday.com Marketplace. Tryves VAT Checker ist kostenlos, unterstützt USt-IdNrn. aus allen EU-Mitgliedstaaten und liefert neben der Gültigkeit auch den Namen und die Anschrift der juristischen Person.
3. Löse die Prüfung mit einer Automation aus, wenn ein Account angelegt wird oder sich die USt-IdNr.-Spalte ändert. So findet die Prüfung bereits bei der Erfassung statt, auch bei Accounts, die über Formulare oder Importe entstehen.
4. Schreibe das Ergebnis in Status- und Textspalten, zum Beispiel „USt-Status: Gültig / Ungültig / Prüfung fehlgeschlagen“ plus rechtlicher Name und Adresse.
5. Blockiere den nächsten Schritt bei einem negativen Ergebnis. Eine einfache Workflow-Automation kann den Account-Owner benachrichtigen oder verhindern, dass ein Deal auf „Angebot gesendet“ wechselt, solange der USt-Status nicht gültig ist.

Das Ergebnis ist im besten Sinne langweilig: Die Finanzabteilung muss dem Vertrieb nicht mehr wegen USt-Angaben hinterherlaufen, und Angebote basieren auf geprüften Kundendaten.

Wie sollte der Prüfprozess von Anfang bis Ende aussehen?

Ein guter Prozess deckt die drei Momente ab, in denen fehlerhafte Daten ins System kommen oder veralten.

• Bei der Erfassung: Webformular, manuelle Anlage oder Import lösen die Prüfung aus.
• Vor der Verpflichtung: Wenn ein Deal die Angebots- oder Vertragsphase erreicht, prüfe den Status erneut, falls die letzte Prüfung älter ist, als deine Richtlinie erlaubt.
• Nach Zeitplan: Bei wiederkehrenden Kunden regelmäßig neu prüfen, denn Registrierungen können gelöscht werden.

Bewahre die Nachweise dort auf, wo die Arbeit stattfindet. Mit einer Datumsspalte für „letzte USt-Prüfung“ und einer Textspalte für die Abfragenummer (falls du eine nutzt) muss bei einer Prüfung niemand Postfächer durchsuchen.

Wenn dein CRM auch die Rechnungsstellung in einer Buchhaltungssoftware speist, sind geprüfte USt-Daten die Grundlage für saubere Übergaben vom Angebot zur Rechnung. Wir haben monday.com in Projekten wie der Carya-Integration mit anderen Geschäftssystemen verbunden, und es gilt dasselbe Prinzip: Korrigiere die Daten an der Quelle.

Ist die Prüfung der USt-IdNr. Aufgabe des CRM oder der Finanzabteilung?

Beides, und genau deshalb fällt sie durchs Raster. Der Vertrieb verantwortet den Account-Datensatz. Die Finanzabteilung verantwortet die umsatzsteuerlichen Folgen. Eine CRM-Regel, die bei der Erfassung prüft, gibt jedem Team, was es braucht, ohne ein zusätzliches Meeting.

Das ist ein kleines Beispiel für einen größeren Punkt, den wir bei jeder Implementierung betonen: monday.com ist eine Plattform, und der Mehrwert liegt in der Konfiguration. Dasselbe CRM mit und ohne Prüfschritt liefert ein Jahr später eine sehr unterschiedliche Datenqualität. Wenn du monday CRM einrichtest oder aufräumst, behandelt unser Leitfaden zur Implementierung von monday CRM die Account- und Deal-Struktur, in die sich diese Prüfung einfügt, und unsere monday-CRM-Seite erklärt, wie wir dabei vorgehen.

Häufig gestellte Fragen

Was beweist eine VIES-Prüfung?

Sie beweist, dass die Nummer zum Zeitpunkt der Prüfung in der Datenbank des ausstellenden Landes für innergemeinschaftliche Transaktionen aktiv war. Mit deiner eigenen USt-IdNr. als anfragende Partei erhältst du außerdem eine Abfragenummer, die du als Nachweis aufbewahren kannst.

Kann ich eine britische USt-IdNr. in VIES prüfen?

Nur nordirische XI-Nummern. GB-Nummern müssen über HMRC geprüft werden.

Warum meldet VIES eine Nummer als ungültig, obwohl der Kunde darauf besteht, dass sie stimmt?

Meist liegt es an der Formatierung, an einer rein nationalen Registrierung oder an einem vorübergehenden Ausfall der Datenbank des Mitgliedstaats.

Wie prüfe ich USt-IdNrn. in monday CRM automatisch?

Verknüpfe eine App zur Prüfung von USt-IdNrn. aus dem Marketplace, etwa Tryves kostenlosen VAT Checker, mit deiner USt-IdNr.-Spalte und löse sie per Automation beim Anlegen oder Ändern eines Accounts aus.

Du willst saubere Kundendaten vom ersten Tag an?

Geprüfte USt-IdNrn. sind eine von einem Dutzend kleiner Regeln, die darüber entscheiden, ob dein CRM beim Wachstum verlässlich bleibt. Wenn du monday CRM so einrichten willst, dass die Daten schon bei der Erfassung stimmen und nicht erst zum Jahresende korrigiert werden, sprich mit einem Senior Consultant. Buche ein kostenloses Erstgespräch mit Tryve.

Quellen

• Ihr Europa (Europäische Union): Überprüfung der MwSt-Nummer (VIES)
• Europäische Kommission: VIES-Überprüfung von USt-IdNrn. (Hilfe und FAQ)
• EUR-Lex: Richtlinie (EU) 2018/1910 des Rates
• GOV.UK: VAT on movements of goods between Northern Ireland and the EU
• GOV.UK: Check a UK VAT number
• Tryve: VAT Checker für monday.com