Une vérification VIES indique si un numéro de TVA européen est actif pour les échanges transfrontaliers (intracommunautaires) le jour où vous le vérifiez. Vous saisissez le pays et le numéro sur le site VIES de la Commission européenne, qui interroge en temps réel la base de données nationale de l’État membre concerné. Si vous saisissez également votre propre numéro de TVA en tant que demandeur, vous obtenez un numéro de consultation que vous pouvez conserver comme preuve. Cette preuve compte : pour les livraisons intracommunautaires de biens exonérées, un numéro de TVA valide du client est une condition, pas un simple plus. Le problème pratique, c’est de faire cette vérification pour chaque compte de votre CRM, à chaque fois. C’est là qu’intervient l’automatisation.
Si votre équipe commerciale travaille sur monday CRM, inutile de copier les numéros un par un dans un site web. Tryve a développé une application VAT Checker gratuite pour monday.com précisément pour cette tâche, et elle fait partie de la façon dont nous configurons le CRM des équipes B2B dans nos missions d’implémentation monday.com.
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VIES signifie VAT Information Exchange System (système d’échange d’informations sur la TVA). Il ne s’agit pas d’une base de données centrale unique. C’est un moteur de recherche géré par la Commission européenne qui transmet votre requête à l’administration fiscale du pays ayant attribué le numéro, puis affiche la réponse de ce pays.
Un résultat peut vous indiquer :
Ce qu’il ne vous dit pas compte tout autant :
Considérez donc une vérification VIES comme un contrôle parmi d’autres dans l’entrée en relation client, et non comme un processus de due diligence complet.
Parce que le traitement TVA de la facture en dépend. Lorsque vous vendez des biens ou des services à un client professionnel dans un autre pays de l’UE, la facture applique généralement le mécanisme d’autoliquidation ou un taux zéro. Si vous vous trompez sur le statut du client, votre entreprise peut se retrouver redevable de la TVA.
Depuis l’entrée en vigueur des « quick fixes » européens en 2020 (directive (UE) 2018/1910), un numéro d’identification TVA valide de l’acheteur est devenu une condition de fond de l’exonération des livraisons intracommunautaires de biens. Autrement dit : pas de numéro valide, pas d’exonération.
Pour une équipe commerciale et financière, le risque se manifeste à trois endroits :
C’est pourquoi nous recommandons de valider le numéro au moment où un compte entre dans votre CRM, et non lorsque la finance découvre un problème des mois plus tard.
Pour une vérification ponctuelle, le site de la Commission européenne suffit :
C’est cette dernière étape que la plupart des équipes oublient. Une vérification que vous ne pouvez pas prouver par la suite n’est qu’un demi-contrôle.
En pratique, « non valide » signifie généralement « pas au format ou dans l’état attendu par VIES », et non « faux ». Les causes habituelles :
| Symptôme | Cause probable | Que faire |
|---|---|---|
| Non valide, alors que le client assure qu’il est correct | Préfixe pays saisi dans le champ du numéro, ou présence d’espaces et de points | Supprimer tout ce qui n’est pas une lettre ou un chiffre après le préfixe |
| Non valide pour un nouveau client | Immatriculation TVA uniquement nationale, non activée pour les échanges intracommunautaires | Demander au client de confirmer son immatriculation intracommunautaire auprès de son administration fiscale |
| Erreur : État membre indisponible | La base de données de ce pays est temporairement hors service | Réessayer plus tard et consigner la tentative |
| Valide, mais sans nom ni adresse | L’État membre ne communique pas ces informations | Valider le nom et l’adresse à partir d’une autre source, par exemple les coordonnées de facturation enregistrées |
| Un numéro GB échoue | Les numéros britanniques ont quitté VIES après le Brexit | Utiliser le service Check a UK VAT number du HMRC |
L’Irlande du Nord fait exception côté Royaume-Uni : les numéros avec le préfixe XI sont utilisés pour les échanges de biens avec l’UE et sont toujours validés dans VIES.
Les vérifications manuelles ne tiennent pas au-delà de quelques nouveaux comptes par semaine, et elles dépendent de la mémoire de quelqu’un. La meilleure configuration consiste à intégrer la validation au flux de données lui-même.
Voici le schéma que nous utilisons avec nos clients sur monday CRM :
Le résultat est ennuyeux, dans le meilleur sens du terme : la finance cesse de relancer les commerciaux pour obtenir les informations TVA, et les devis reposent sur des données clients vérifiées.
Un bon processus couvre les trois moments où des données erronées entrent dans le système ou deviennent obsolètes.
Conservez les preuves là où se fait le travail. Une colonne de date « dernière vérification TVA » et une colonne de texte pour la référence de consultation (si vous en utilisez une) évitent à quiconque de fouiller les boîtes mail lors d’un contrôle.
Si votre CRM alimente aussi la facturation dans un logiciel comptable, des données TVA validées sont la base d’un passage fluide du devis à la facture. Nous avons connecté monday.com à d’autres systèmes métier dans des projets comme l’intégration réalisée pour Carya, et le même principe s’applique : corriger les données à la source.
Des deux, et c’est précisément pour cela qu’elle passe entre les mailles du filet. Les ventes sont responsables de la fiche compte. La finance est responsable des conséquences TVA. Une règle CRM qui valide dès l’entrée donne à chaque équipe ce dont elle a besoin, sans réunion supplémentaire.
C’est un petit exemple d’un principe plus large que nous défendons dans chaque implémentation : monday.com est une plateforme, et la valeur réside dans la configuration. Le même CRM, avec ou sans étape de validation, produit une qualité de données très différente un an plus tard. Si vous mettez en place ou faites le ménage dans monday CRM, notre guide d’implémentation de monday CRM présente la structure des comptes et des affaires dans laquelle s’insère cette vérification, et notre page monday CRM explique notre approche.
Elle prouve qu’au moment de la vérification, le numéro était actif pour les opérations intracommunautaires dans la base de données du pays qui l’a attribué. Si vous indiquez votre propre numéro de TVA en tant que demandeur, vous recevez aussi un numéro de consultation à conserver comme preuve.
Uniquement les numéros nord-irlandais avec le préfixe XI. Les numéros GB doivent être vérifiés auprès du HMRC.
Généralement à cause du format, d’une immatriculation uniquement nationale ou d’une indisponibilité temporaire de la base de données de l’État membre concerné.
Associez une application de validation de TVA de la marketplace, comme le VAT Checker gratuit de Tryve, à votre colonne TVA et déclenchez-la avec une automatisation à la création ou à la modification d’un compte.
Les numéros de TVA validés font partie de la douzaine de petites règles qui déterminent si votre CRM reste fiable à mesure que vous grandissez. Si vous voulez un monday CRM configuré pour que les données soient justes dès l’entrée, et non corrigées en fin d’exercice, parlez-en à un consultant senior. Réservez un premier échange gratuit avec Tryve.
Tryve est un partenaire platine de monday.com et aide les entreprises à mettre en place des outils de gestion de projet à la pointe de la technologie !
