Een VIES-btw-controle vertelt je of een Europees btw-nummer actief is voor grensoverschrijdende handel binnen de EU op de dag dat je het controleert. Je vult het land en het nummer in op de VIES-site van de Europese Commissie, die de nationale databank van die lidstaat in realtime raadpleegt. Vul je ook je eigen btw-nummer in als aanvrager, dan krijg je een consultatienummer dat je als bewijs kunt bewaren. Dat bewijs is belangrijk: voor intracommunautaire leveringen van goederen aan 0% is een geldig btw-nummer van de klant een voorwaarde, geen extraatje. Het praktische probleem is dit voor elk account in je CRM, telkens opnieuw, te doen. Daar komt automatisering om de hoek kijken.
Werkt je salesteam met monday CRM, dan hoef je nummers niet één voor één in een website te plakken. Tryve bouwde precies hiervoor een gratis VAT Checker-app voor monday.com, en die maakt deel uit van hoe we CRM opzetten voor B2B-teams binnen onze monday.com-implementaties.
Laat je dit liever voor je salesteam bouwen? Wij implementeren monday CRM als gecertificeerde CRM Specialist-partner.
VIES staat voor VAT Information Exchange System. Het is geen centrale databank. Het is een zoekmachine van de Europese Commissie die je vraag doorstuurt naar de belastingadministratie van het land dat het nummer heeft uitgereikt, en je vervolgens het antwoord van dat land toont.
Een resultaat kan je het volgende vertellen:
Wat het je niet vertelt, is minstens even belangrijk:
Zie een VIES-controle dus als één controle binnen je klantonboarding, niet als een volledig due-diligenceproces.
Omdat de btw-behandeling van de factuur ervan afhangt. Verkoop je goederen of diensten aan een zakelijke klant in een ander EU-land, dan past de factuur meestal de verleggingsregeling of een nultarief toe. Schat je de status van de klant verkeerd in, dan kan je bedrijf de btw alsnog verschuldigd zijn.
Sinds de Europese “quick fixes” in 2020 van kracht werden (Richtlijn (EU) 2018/1910), is een geldig btw-identificatienummer van de koper een materiële voorwaarde voor de vrijstelling van intracommunautaire leveringen van goederen. Kort gezegd: geen geldig nummer, geen vrijstelling.
Voor een sales- en financeteam duikt het risico op drie plaatsen op:
Daarom raden we aan het nummer te valideren op het moment dat een account in je CRM terechtkomt, niet wanneer finance maanden later een probleem ontdekt.
Voor een eenmalige controle volstaat de site van de Europese Commissie:
Die laatste stap slaan de meeste teams over. Een controle die je later niet kunt aantonen, is maar een halve controle.
In de praktijk betekent “ongeldig” meestal “niet in het formaat of de status die VIES verwacht”, niet “vals”. De gebruikelijke oorzaken:
| Symptoom | Waarschijnlijke oorzaak | Wat je doet |
|---|---|---|
| Ongeldig, maar de klant houdt vol dat het klopt | Landprefix in het nummerveld getypt, of spaties en punten | Verwijder alles behalve letters en cijfers na de prefix |
| Ongeldig voor een nieuwe klant | Btw-registratie is enkel nationaal, niet geactiveerd voor intracommunautaire handel | Vraag de klant om de intracommunautaire registratie bij zijn belastingkantoor te bevestigen |
| Fout: lidstaat niet beschikbaar | De databank van dat land is tijdelijk onbereikbaar | Probeer later opnieuw en registreer de poging |
| Geldig, maar zonder naam of adres | De lidstaat deelt die gegevens niet | Valideer naam en adres via een andere bron, zoals de factuurgegevens in je dossier |
| GB-nummer faalt | Britse nummers verdwenen na de brexit uit VIES | Gebruik de dienst Check a UK VAT number van HMRC |
Noord-Ierland is de uitzondering aan Britse kant: nummers met het prefix XI worden gebruikt voor goederenhandel met de EU en valideren nog steeds in VIES.
Handmatige controles schalen niet verder dan een handvol nieuwe accounts per week, en ze hangen af van iemand die eraan denkt. De betere opzet maakt validatie een deel van de datastroom zelf.
Dit is het patroon dat we bij klanten op monday CRM gebruiken:
Het resultaat is op de best mogelijke manier saai: finance hoeft sales niet langer achterna te zitten voor btw-gegevens, en offertes vertrekken van geverifieerde klantdata.
Een goede flow dekt de drie momenten waarop slechte data binnenkomt of veroudert.
Bewaar het bewijs waar het werk gebeurt. Een datumkolom voor “laatste btw-controle” en een tekstkolom voor de consultatiereferentie (als je die gebruikt) zorgen ervoor dat niemand tijdens een controle mailboxen hoeft door te zoeken.
Voedt je CRM ook de facturatie in een boekhoudpakket, dan zijn gevalideerde btw-gegevens de basis voor een vlotte overdracht van offerte naar factuur. We koppelden monday.com aan andere bedrijfssystemen in projecten zoals de Carya-integratie, en daar geldt hetzelfde principe: los de data op aan de bron.
Allebei, en precies daarom valt het tussen de mazen van het net. Sales is eigenaar van de accountfiche. Finance draagt de btw-gevolgen. Een CRM-regel die bij de intake valideert, geeft elk team wat het nodig heeft, zonder een extra vergadering.
Dit is een klein voorbeeld van een groter punt dat we bij elke implementatie maken: monday.com is een platform, en de waarde zit in de configuratie. Hetzelfde CRM met en zonder validatiestap levert een jaar later een heel andere datakwaliteit op. Zet je monday CRM op of ben je het aan het opkuisen, dan behandelt onze handleiding voor de implementatie van monday CRM de account- en dealstructuur waarin deze controle past, en op onze monday CRM-pagina lees je hoe we het aanpakken.
Ze bewijst dat het nummer op het moment van de controle actief was voor intracommunautaire transacties in de databank van het land dat het uitreikte. Met je eigen btw-nummer als aanvrager krijg je ook een consultatienummer dat je als bewijs kunt bewaren.
Alleen Noord-Ierse XI-nummers. GB-nummers moet je controleren via HMRC.
Meestal door de opmaak, een registratie die enkel nationaal geldt, of een tijdelijke storing van de databank van die lidstaat.
Koppel een app voor btw-validatie uit de marketplace, zoals de gratis VAT Checker van Tryve, aan je btw-kolom en start die met een automatisering bij het aanmaken of wijzigen van een account.
Gevalideerde btw-nummers zijn een van de tientallen kleine regels die bepalen of je CRM betrouwbaar blijft naarmate je groeit. Wil je monday CRM zo opgezet hebben dat de data meteen bij de intake klopt, en niet pas bij de jaarafsluiting wordt rechtgezet, spreek dan met een senior consultant. Boek een gratis kennismakingsgesprek met Tryve.
Tryve is een monday.com platinum partner en helpt bedrijven met het implementeren van geavanceerde projectmanagementtools!
