Een template voor een projectstatusrapport heeft vijf velden nodig: de algemene status met een reden van één zin, wat er sinds het vorige rapport veranderd is, de beslissingen die je nodig hebt, de grootste risico’s en de volgende mijlpalen. Laat de lijst met afgeronde taken en geboekte uren weg. Die rapporteren activiteit, en activiteit ziet er elke week hetzelfde uit. Daarom worden de meeste statusrapporten vluchtig doorgebladerd. Beter is een rapport dat zichzelf opbouwt vanuit het projectboard, zodat de projectmanager alleen het oordeel schrijft. Dat hoort een goede monday.com-implementatie een deliveryteam op te leveren: de vrijdagmiddag terug.
Vijf velden. Elk veld verdient zijn plek omdat een sponsor anders zou handelen afhankelijk van wat erin staat.
Kopieer deze en gebruik hem zoals hij is. Houd de kopjes aan; die dwingen de juiste inhoud af.
“`
PROJECT: [naam] PM: [naam] WEEK VAN: [datum]
STATUS: [Groen / Oranje / Rood]
WAAROM: [één zin. Wat bepaalt de kleur deze week.]
WAT IS ER VERANDERD SINDS VORIGE WEEK
BENODIGDE BESLISSINGEN
GROOTSTE RISICO’S
VOLGENDE MIJLPALEN
“`
Als je meerdere projecten tegelijk draait, maken dezelfde vijf velden op elk project ze vergelijkbaar. Een andere template per PM maakt een portfolio onleesbaar.
Omdat ze activiteit rapporteren in plaats van verandering. Dat patroon zien we het vaakst wanneer klanten ons hun bestaande rapporten laten zien. De PM schrijft op wat het team deed. De sponsor wil weten wat er anders is dan vorige week en of hij of zij iets moet doen.
Activiteitenrapporten schrijf je bovendien makkelijk op de automatische piloot, en daarom blijven ze bestaan. Een rapport over veranderingen dwingt de PM om deze week met vorige week te vergelijken, en precies die vergelijking is de echte waarde. Goed stakeholdermanagement begint met mensen vertellen wat er bewogen heeft, niet wat er gebeurd is.
Een stoplicht zonder reden is een gevoel. Twee PM’s die naar hetzelfde project kijken, kiezen een andere kleur, en een sponsor leert ze allebei te negeren. De oplossing bestaat uit twee delen:
De gevaarlijkste status op een projectboard is een groen waar al een maand niemand naar gekeken heeft. De kleur blijft groen omdat niemand hem heeft aangepast, niet omdat het project goed loopt. Een datum ‘laatst beoordeeld’ naast de status maakt dat zichtbaar: is die datum ouder dan je rapportagecyclus, beschouw de status dan als onbekend.
Zet elk van de vijf velden als kolom op het projectboard en laat een dashboard het samenstellen. De PM werkt het board tijdens de week bij, wat hij of zij toch al zou moeten doen, en het rapport staat er voor vrijdag.
Op het projectboard, of op het projectitem in een portfolioboard:
Op de Pro- en Enterprise-abonnementen kunnen regels voor datavalidatie nog verder gaan en eisen dat een veld is ingevuld voordat een status mag veranderen, bijvoorbeeld een verplichte reden voordat een project op rood springt. Controleer de actuele regels voor jouw abonnement voordat je er je opzet op bouwt.
Configuratie werkt alleen als er een ritme omheen zit. Een eenvoudig ritme:
Zulke herinneringen horen bij de automations die het bouwen waard zijn, en wel als eerste, omdat ze bijna niets kosten en de data beschermen waar al het andere op steunt.
Een projectdashboard haalt de kolommen hierboven samen in één overzicht: een tabel met projecten met status en reden, een grafiek van de statussen, de tijdlijn met mijlpalen en de openstaande beslissingen. Hoe je dat goed aanpakt, lees je in onze gids over dashboards bouwen die mensen echt gebruiken.
Met twee praktische grenzen moet je rekening houden:
Standmark, dat zo’n 250 stand- en interieurprojecten per jaar uitvoert, past dit patroon in de praktijk toe. Vanuit een centraal projectportfolio ziet het team tijdens de wekelijkse meetings welke taken klaar zijn en welke aandacht nodig hebben, met kleurcodes die het eenvoudig maken: grijs voor niet van toepassing, oranje of rood voor wat opvolging nodig heeft, groen voor afgerond. Zo weet iedereen hoe elk project ervoor staat.
Wees hier eerlijk over tegenover je team, want hier valt geautomatiseerde rapportage tegen.
Het wekelijkse projectrapport is ook niet het rapport dat het management nodig heeft. Een maandelijks portfoliooverzicht voor de directie stelt andere vragen, en dat behandelen we in onze gids over projectstatus rapporteren aan je directie. De wekelijkse rapporten voeden dat overzicht; ze vervangen het niet.
Vijf dingen: de algemene status met een reden van één zin, wat er sinds het vorige rapport veranderd is, de beslissingen die je nodig hebt en van wie, de twee of drie grootste risico’s met een eigenaar, en de volgende mijlpalen met datums. Al de rest is optioneel.
Kort genoeg om in twee minuten te lezen. Moet een sponsor eerst langs een lijst met afgeronde taken scrollen om de ene beslissing te vinden die je nodig hebt, dan is het rapport te lang.
Red, amber, green, oftewel rood, oranje en groen: een stoplichtscore die aangeeft of het project op schema ligt. Dat werkt alleen als elke kleur een vastgelegde definitie heeft en elke score een reden van één zin krijgt.
Het kan het grootste deel samenstellen. Status, datums, risico’s en mijlpalen komen van het board en verschijnen op een dashboard, dat je naar pdf kunt exporteren of volgens een schema kunt versturen. De projectmanager schrijft nog altijd zelf de reden voor de kleur en de beslissing die nodig is.
Een wekelijks statusrapport vertelt een sponsor en het team wat er in één project veranderd is. Een directierapport vat het hele portfolio samen voor het management, meestal maandelijks, en vraagt om andere beslissingen.
Stuur ons een van je huidige statusrapporten en vertel ons op welk board het project staat. In een kort gesprek laten we je zien welke van de vijf velden je board nu al kan leveren, welke kolommen ontbreken en hoe het dashboard eruit zou zien. Zijn je rapporten in orde en zit het probleem ergens anders, dan zeggen we dat ook.
Plan een gratis kennismakingsgesprek met Tryve.
Tryve is monday.com Platinum Partner. Elk traject begint met een gestructureerde discoverysessie rond jouw echte processen, niet rond een standaardtemplate. Senior consultants blijven betrokken tot de adoptie, niet alleen tot de livegang. Plan een gratis kennismakingsgesprek.
Tryve is een monday.com platinum partner en helpt bedrijven met het implementeren van geavanceerde projectmanagementtools!
