Een bruikbare lessons learned template heeft zes velden per les: wat er gebeurde, de impact, de grondoorzaak, een oordeel (behouden, aanpassen of stoppen), een eigenaar en de template of checklist die daardoor verandert. De meeste templates houden op na de eerste drie, en daarom worden de meeste lessons learned-documenten nooit meer gelezen. Een les telt pas als er een eigenaar is die de template aanpast waarmee het volgende project start. Hieronder vind je de template, de sessie die hem vult en de stap die ervoor zorgt dat het blijft hangen.
Houd de kop kort: projectnaam, data, sponsor, de deelnemers aan de sessie en een link naar het laatste statusrapport. Daarna één rij per les:
| Veld | Wat erin komt | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Wat er gebeurde | Eén feitelijke zin, zonder namen | Goedkeuringen door de klant duurden drie weken in plaats van één |
| Impact | Tijd, kosten, kwaliteit of relatie | Lancering schoof twee weken op |
| Grondoorzaak | Het gat in het proces, niet de persoon | Bij de kick-off is geen deadline voor goedkeuring afgesproken |
| Oordeel | Behouden, aanpassen of stoppen | Aanpassen |
| Eigenaar | Eén persoon bij naam | Delivery lead |
| Wat er verandert | De template, checklist of het proces dat wordt bijgewerkt | De kick-offchecklist krijgt een punt ‘deadlines voor goedkeuring’ |
Leid de sessie met drie vragen, in deze volgorde: wat blijven we doen, wat passen we aan, waarmee stoppen we? ‘Behouden’ is net zo belangrijk als ‘aanpassen’. Zo gaat goede praktijk niet verloren als het team wisselt.
Nodig de mensen uit die het werk deden plus de sponsor, en behandel de andere stakeholders als lezers van het resultaat, niet als deelnemers. Zes tot acht mensen is genoeg.
Door waar ze worden opgeborgen en voor wie ze worden geschreven.
Dat laatste los je goedkoop op: leg lessen vast terwijl het project loopt. Schrijf je al een wekelijks statusrapport, voeg er dan één regel aan toe: ‘wat verraste ons deze week?’ Bij de afsluiting sorteer je die regels in plaats van te beginnen met een leeg vel.
Hanteer één regel: een les zonder eigenaar en zonder aangepaste template is een anekdote. Elk oordeel ‘aanpassen’ moet benoemen wat er precies verandert, en iemand moet het voor een bepaalde datum aanpassen.
Hier sluiten de lessen aan op je projecttemplates. Starten nieuwe projecten vanuit een template, dan is die template de plek waar lessen landen. Een ontbrekend kick-offpunt wordt een nieuwe taak in de template. Een risico dat je verraste wordt een standaardrij in de risicolijst. De volgende projectmanager erft de les zonder hem ooit te lezen.
In monday.com ziet dat er zo uit:
Dit werkt alleen als projecten echt starten vanuit gedeelde templates. Vlerick Business School is een goed voorbeeld van die basis: projecten zijn ondergebracht in portfolio’s en elk projecttype heeft een eigen template, zodat teams nieuwe projecten opzetten vanuit een vooraf bepaald maar op maat gemaakt kader. Door die consistentie kan een les ergens landen.
Eerlijk gezegd: voor één project is een Word-document prima. Gebruik de tabel hierboven, houd de sessie, wijs eigenaren aan en je bent al verder dan de meeste teams.
Een register loont wanneer je veel projecten tegelijk of kort na elkaar draait en die dezelfde templates delen. Dan zie je patronen: dezelfde vertraging bij goedkeuring in vier projecten is geen pech, maar een gat in de template. Dat zie je alleen als lessen op één plek staan, per categorie.
Het addertje zit in het eigenaarschap. Templates gaan uit elkaar lopen: iemand kopieert een oud board, een les wordt aan de ene template toegevoegd en niet aan de andere, en binnen een jaar weet niemand meer welke versie actueel is. Templates en het register beheren is een doorlopende taak, geen projecttaak. Dat soort werk past goed bij Managed Services, waarbij één consultant op lange termijn eigenaar is van de structuur van je monday.com-omgeving.
Per les: wat er gebeurde, de impact, de grondoorzaak, een oordeel (behouden, aanpassen of stoppen), een eigenaar en de template of checklist die daardoor verandert. Voeg een kop toe met projectnaam, data, sponsor en deelnemers.
Binnen twee weken na de afsluiting, zolang mensen het nog weten, en liefst met een logboek dat tijdens het project is bijgehouden, zodat de sessie draait om sorteren en niet om herinneren. Bij lange projecten loont een korte sessie bij elke belangrijke mijlpaal.
Een retrospective is meestal een terugkerende teamsessie tijdens het werk, gebruikelijk in Scrum. Lessons learned vindt meestal plaats aan het einde van een project of fase en moet veranderen hoe het volgende project wordt opgezet. De template werkt voor allebei.
Geef elke les een eigenaar en een deadline, en eis dat elke les met ‘aanpassen’ de template, checklist of het proces noemt dat wordt bijgewerkt. Bespreek de open lessen daarna maandelijks tot ze zijn afgesloten.
Begin met de template hierboven in je huidige project. Draai je veel vergelijkbare projecten en wil je dat je lessen landen in de templates die je teams echt gebruiken, dan bekijken we graag samen je opzet. Plan een gratis kennismakingsgesprek met Tryve.
Tryve is monday.com Platinum Partner. Elk traject begint met een gestructureerde discoverysessie rond jouw echte processen, niet rond een standaardtemplate. Senior consultants blijven betrokken tot de adoptie, niet alleen tot de livegang. Plan een gratis kennismakingsgesprek.
Tryve is een monday.com platinum partner en helpt bedrijven met het implementeren van geavanceerde projectmanagementtools!
