Ein monday.com-Account-Audit ist eine strukturierte Prüfung dessen, wofür du bezahlst, wie dein Account aufgebaut ist und ob die Leute ihn tatsächlich nutzen. Der beste Zeitpunkt dafür liegt mindestens 60 Tage vor deiner Verlängerung, damit die Ergebnisse noch Einfluss auf deine Seat-Anzahl, deinen Plan und deine Prioritäten für das nächste Jahr haben können. Die 20 Checks unten decken sechs Bereiche ab: Seats und Nutzertypen, Plan-Fit, Struktur, Automations und Integrationen, Berechtigungen sowie Nutzung. Die erste Hälfte schaffen die meisten Teams an einem Nachmittag. Bei der zweiten Hälfte zahlt sich ein frischer Blick von außen aus.

Wenn du das lieber abgeben möchtest: Der monday.com Scan ist Tryves unabhängige Prüfung deines Setups, inklusive einer priorisierten Liste von Verbesserungen.

Warum vor dem Verlängerungstermin prüfen?

Weil die einfachen Einsparungen nach der Verlängerung für eine weitere Laufzeit festgeschrieben sind. Seats, die du nicht brauchst, eine Planstufe, die nicht zu deiner Arbeitsweise passt, und strukturelle Probleme, die Teams ausbremsen: All das wird teurer, je länger es bestehen bleibt.

Ein Audit liefert dir außerdem eine Ausgangsbasis. Wenn du weißt, wie viele Boards aktiv sind, welche Automations laufen und welche Teams sich wöchentlich einloggen, kannst du Ziele setzen und Fortschritte messen, genau wie bei jedem anderen KPI.

Seats und Nutzertypen (Checks 1 bis 4)

1. Inaktive Nutzer. Liste alle Nutzer auf, die seit 60 oder 90 Tagen nicht aktiv waren. Entscheide pro Person: entfernen, herabstufen oder neu onboarden.
2. Nutzertypen. Prüfe, ob Personen, die Arbeit nur ansehen, als vollwertige Mitglieder angelegt sind, obwohl ein Viewer- oder Gast-Zugang reichen würde.
3. Seat-Anzahl im Vergleich zum Paket. Vergleiche die aktiven Nutzer mit dem Seat-Paket, für das du bezahlst. Liegst du knapp über einer Paketgröße, kann dich ein Aufräumen in ein kleineres Paket bringen.
4. Ausgeschiedene Mitarbeitende. Stelle sicher, dass Personen, die das Unternehmen verlassen haben, entfernt und ihre Boards und Automations neu zugewiesen wurden.

Plan-Fit (Checks 5 bis 7)

1. Funktionen, die du wirklich nutzt. Liste die Funktionen auf, die deine Planstufe rechtfertigen, zum Beispiel private Boards, Zeiterfassung oder höhere Automation-Limits im Pro-Plan. Wenn niemand sie nutzt, stelle die Planstufe infrage.
2. Limits, an die du ständig stößt. Der umgekehrte Check: Bauen Teams Workarounds um Limits für Automation- oder Integrationsaktionen, oder erstellen sie weniger Dashboards, als sie eigentlich bräuchten?
3. Separate Produkte. Wenn du Work Management, CRM und Service nutzt, prüfe, ob Seats und Pläne über alle Produkte hinweg noch sinnvoll zusammenpassen.

Lizenzoptimierung gehört bei Tryve standardmäßig zum Implementierungsumfang, wie beim Setup für 123inkt, denn der richtige Plan hängt davon ab, wie der Account aufgebaut ist.

Struktur (Checks 8 bis 12)

1. Board-Wildwuchs. Zähle aktive und inaktive Boards. Archiviere Boards, auf denen seit Monaten nichts passiert ist.
2. Duplikate. Finde mehrere Boards, die für verschiedene Teams dieselbe Aufgabe erfüllen, oft Kopien einer Vorlage, die sich auseinanderentwickelt haben.
3. Logik der Workspaces. Findet eine neue Mitarbeiterin die Arbeit ihres Teams in weniger als einer Minute? Wenn nicht, braucht die Workspace-Struktur Aufmerksamkeit.
4. Einheitliche Status-Labels. „Done“, „Completed“ und „Erledigt“ auf ähnlichen Boards machen boardübergreifende Dashboards unbrauchbar.
5. Ungenutzte Spalten. Spalten, die niemand ausfüllt, machen Boards unübersichtlicher und Daten weniger verlässlich.

Automations und Integrationen (Checks 13 bis 15)

1. Verantwortliche für Automations. Jede Automation sollte einen bekannten Owner haben. Automations von Personen, die das Unternehmen verlassen haben, sind eine klassische Quelle für überraschende E-Mails und stille Fehler.
2. Genutzte Aktionen im Vergleich zum Limit. Vergleiche die monatlichen Automation- und Integrationsaktionen mit dem Limit deines Plans. Fasse Automations zusammen, die viel Lärm erzeugen. Unser Leitfaden zu Automations, die Zeit sparen, zeigt, was sich zu behalten lohnt.
3. Zustand der Integrationen. Prüfe, ob verbundene Apps und Integrationen noch funktionieren und noch mit dem richtigen Account verbunden sind. Entferne, was niemand nutzt.

Berechtigungen und Sicherheit (Checks 16 bis 18)

1. Anzahl der Admins. Beschränke Account-Admins auf eine kleine, namentlich bekannte Gruppe.
2. Board-Ownership und private Boards. Sensible Boards (HR, Finanzen, Kundenverträge) sollten privat oder eingeschränkt sein und namentlich benannte Owner haben.
3. Gastzugänge. Überprüfe externe Gäste. Entziehe den Zugang für abgeschlossene Projekte und ehemalige Kunden.

Einen tieferen Einblick in Rollen und Struktur gibt dir unser Leitfaden zu monday.com-Governance und Berechtigungen.

Nutzung und Mehrwert (Checks 19 bis 20)

1. Wöchentliche aktive Nutzung pro Team. Welche Teams leben in monday.com, und welche arbeiten noch parallel mit Tabellen oder E-Mail-Verläufen? Lücken in der Nutzung sind bei jedem Audit das teuerste Ergebnis.
2. Ergebnisse statt Boards. Kannst du für jeden zentralen Prozess benennen, was monday.com verbessert hat: weniger Statusmeetings, schnellere Übergaben, weniger verpasste Deadlines? Wenn nicht, lege für jedes Team ein messbares Ziel für die nächste Laufzeit fest.

Wenn du KI einführen willst, ergänze einen weiteren Check: den Verbrauch von AI-Credits pro Team und einen Owner für jeden Agenten. Lies dazu, was du mit monday.com AI-Agenten zuerst automatisieren solltest.

Was solltest du mit den Ergebnissen machen?

Teile jedes Ergebnis einer von drei Gruppen zu:

• Vor der Verlängerung korrigieren: Seats, Nutzertypen, Planstufe.
• In den nächsten 90 Tagen korrigieren: Struktur, Automations, Berechtigungen.
• Laufend: Nutzung, Training, Governance-Verantwortung.

Wenn niemand Zeit hat, den laufenden Teil zu übernehmen, ist das ein Zeichen, über Managed Services nachzudenken. Dabei hält ein Partner den Account Monat für Monat in gutem Zustand.

Häufig gestellte Fragen

Wann sollte ich meinen monday.com-Account prüfen?

Mindestens 60 Tage vor der Verlängerung sowie nach Umstrukturierungen oder Fusionen.

Wie lange dauert ein monday.com-Account-Audit?

Ein einfaches Selbst-Audit dauert ein paar Stunden; eine vollständige, abteilungsübergreifende Prüfung dauert länger.

Was ist das häufigste Ergebnis eines monday.com-Audits?

Board-Wildwuchs und unklare Verantwortlichkeiten für Boards und Automations.

Kann ein Audit meine monday.com-Kosten senken?

Oft ja, über Seats, Nutzertypen und Plan-Fit, und meistens steigert es auch die Produktivität.

Du willst vor der Verlängerung eine unabhängige Einschätzung?

Der monday.com Scan liefert dir eine klare, priorisierte Liste mit allem, was du verbessern solltest, von Seats über Struktur bis zur Nutzung. Buche ein kostenloses Erstgespräch mit Tryve.

Quellen

• monday.com Support: Plans and pricing for monday.com
• monday.com Support: Available plan types on monday AI work platform
• Tryve-Case: 123inkt