Un audit de compte monday.com est une revue structurée de ce que vous payez, de la façon dont votre compte est construit et de l’usage réel qu’en font vos équipes. Le meilleur moment pour le réaliser, c’est au moins 60 jours avant votre renouvellement, pour que les conclusions puissent encore influencer votre nombre de licences, votre offre et vos priorités pour l’année suivante. Les 20 points de contrôle ci-dessous couvrent six domaines : licences et types d’utilisateurs, adéquation de l’offre, structure, automatisations et intégrations, permissions, et adoption. La plupart des équipes peuvent passer la première moitié en revue en un après-midi. C’est sur la seconde moitié qu’un regard extérieur fait la différence.

Si vous préférez déléguer, le monday.com Scan est la revue indépendante de votre configuration réalisée par Tryve, accompagnée d’une liste priorisée de corrections.

Pourquoi réaliser l’audit avant la date de renouvellement ?

Parce qu’après le renouvellement, les gains faciles sont figés pour une nouvelle période. Les licences dont vous n’avez pas besoin, une offre qui ne correspond pas à votre façon de travailler et les problèmes de structure qui ralentissent les équipes coûtent d’autant plus cher qu’ils perdurent.

Un audit vous donne aussi un point de référence. Lorsque vous savez combien de tableaux sont actifs, quelles automatisations tournent et quelles équipes se connectent chaque semaine, vous pouvez fixer des objectifs et mesurer les progrès, comme pour n’importe quel autre KPI.

Licences et types d’utilisateurs (points 1 à 4)

1. Utilisateurs inactifs. Listez les utilisateurs inactifs depuis 60 ou 90 jours. Décidez au cas par cas : supprimer, rétrograder ou refaire un onboarding.
2. Types d’utilisateurs. Vérifiez si des personnes qui se contentent de consulter le travail sont configurées comme membres à part entière alors qu’un statut d’observateur ou d’invité suffirait.
3. Nombre de licences par rapport au palier. Comparez le nombre d’utilisateurs actifs au palier de licences que vous payez. Si vous êtes juste au-dessus d’un palier, un nettoyage peut vous faire passer au palier inférieur.
4. Départs. Vérifiez que les personnes qui ont quitté l’entreprise ont bien été supprimées et que leurs tableaux et automatisations ont été réattribués.

Adéquation de l’offre (points 5 à 7)

1. Les fonctionnalités que vous utilisez vraiment. Listez les fonctionnalités qui justifient votre offre, par exemple les tableaux privés, le suivi du temps ou les limites d’automatisation plus élevées de l’offre Pro. Si personne ne les utilise, remettez l’offre en question.
2. Les limites que vous atteignez sans cesse. Le contrôle inverse : vos équipes contournent-elles les limites d’actions d’automatisation ou d’intégration, ou créent-elles moins de tableaux de bord qu’il ne leur en faudrait ?
3. Produits distincts. Si vous utilisez work management, CRM et service, vérifiez que les licences et les offres de ces différents produits restent cohérentes entre elles.

L’optimisation des licences fait partie intégrante des missions d’implémentation de Tryve, comme dans la configuration réalisée pour 123inkt, car la bonne offre dépend de la façon dont le compte est construit.

Structure (points 8 à 12)

1. Prolifération des tableaux. Comptez les tableaux actifs et inactifs. Archivez les tableaux sans activité depuis des mois.
2. Doublons. Repérez les tableaux qui remplissent la même fonction pour différentes équipes, souvent des copies d’un modèle qui ont fini par diverger.
3. Logique des espaces de travail. Un nouveau collaborateur peut-il trouver le travail de son équipe en moins d’une minute ? Sinon, la structure des espaces de travail mérite votre attention.
4. Libellés de statut cohérents. « Terminé », « Achevé » et « Fini » sur des tableaux similaires empêchent les tableaux de bord multi-tableaux de fonctionner.
5. Colonnes inutilisées. Les colonnes que personne ne remplit rendent les tableaux plus difficiles à lire et les données moins fiables.

Automatisations et intégrations (points 13 à 15)

1. Responsables des automatisations. Chaque automatisation doit avoir un responsable identifié. Les automatisations créées par des personnes parties sont une source classique d’e-mails inattendus et de pannes silencieuses.
2. Actions utilisées par rapport à la limite. Comparez les actions mensuelles d’automatisation et d’intégration à la limite de votre offre. Regroupez les automatisations trop bavardes. Notre guide des automatisations qui font gagner du temps montre celles qui valent la peine d’être conservées.
3. Santé des intégrations. Vérifiez que les applications et intégrations connectées fonctionnent toujours et pointent vers le bon compte. Supprimez celles que personne n’utilise.

Permissions et sécurité (points 16 à 18)

1. Nombre d’administrateurs. Limitez les administrateurs du compte à un petit groupe de personnes nommément désignées.
2. Propriété des tableaux et tableaux privés. Les tableaux sensibles (RH, finance, contrats clients) doivent être privés ou à accès restreint, avec des responsables désignés.
3. Accès invités. Passez en revue les invités externes. Retirez l’accès pour les projets terminés et les anciens clients.

Pour approfondir les rôles et la structure, consultez notre guide sur la gouvernance et les permissions dans monday.com.

Adoption et valeur (points 19 à 20)

1. Usage actif hebdomadaire par équipe. Quelles équipes vivent dans monday.com, et lesquelles continuent de faire tourner des tableurs ou des fils d’e-mails en parallèle ? Les lacunes d’adoption sont le constat le plus coûteux de tout audit.
2. Des résultats, pas des tableaux. Pour chaque processus clé, pouvez-vous citer le résultat que monday.com a amélioré : moins de réunions de suivi, des passages de relais plus rapides, moins d’échéances manquées ? Sinon, fixez un objectif mesurable par équipe pour la prochaine période.

Si vous prévoyez d’ajouter de l’IA, ajoutez un contrôle supplémentaire : la consommation de crédits IA par équipe et un responsable pour chaque agent. Consultez ce qu’il faut automatiser en premier avec les agents IA de monday.com.

Que faire des conclusions ?

Classez chaque constat dans l’un de ces trois groupes :

• À corriger avant le renouvellement : licences, types d’utilisateurs, offre.
• À corriger dans les 90 jours : structure, automatisations, permissions.
• En continu : adoption, formation, responsabilité de la gouvernance.

Si personne n’a le temps de prendre en charge la partie continue, c’est le signe qu’il faut envisager des services managés, où un partenaire maintient le compte en bonne santé mois après mois.

Questions fréquentes

Quand faut-il auditer son compte monday.com ?

Au moins 60 jours avant le renouvellement, ainsi qu’après une réorganisation ou une fusion.

Combien de temps prend un audit de compte monday.com ?

Un auto-audit de base prend quelques heures ; une revue complète couvrant plusieurs départements prend plus de temps.

Quel est le constat le plus fréquent lors d’un audit monday.com ?

La prolifération des tableaux et le manque de clarté sur les responsables des tableaux et des automatisations.

Un audit peut-il réduire mes coûts monday.com ?

Souvent, grâce aux licences, aux types d’utilisateurs et à l’adéquation de l’offre, et il améliore généralement aussi la productivité.

Vous voulez un regard indépendant avant de renouveler ?

Le monday.com Scan vous fournit une liste claire et priorisée de ce qu’il faut corriger, des licences à la structure en passant par l’adoption. Réservez un premier échange gratuit avec Tryve.

Sources

• Support monday.com : offres et tarifs de monday.com
• Support monday.com : types d’offres disponibles sur la plateforme de travail IA monday
• Étude de cas Tryve : 123inkt