Een monday.com-accountaudit is een gestructureerde doorlichting van waarvoor je betaalt, hoe je account is opgebouwd en of mensen het ook echt gebruiken. Het beste moment daarvoor is minstens 60 dagen voor je verlenging, zodat de bevindingen je aantal seats, je abonnement en je prioriteiten voor volgend jaar nog kunnen bijsturen. De 20 checks hieronder dekken zes domeinen: seats en gebruikerstypes, de juiste plan-keuze, structuur, automatiseringen en integraties, permissies, en adoptie. De meeste teams kunnen de eerste helft op een namiddag afwerken. Bij de tweede helft loont een frisse blik van buitenaf.

Laat je het liever voor je doen? De monday.com Scan is de onafhankelijke doorlichting van je opzet door Tryve, met een geprioriteerde lijst van verbeterpunten.

Waarom een audit vóór de verlengingsdatum?

Omdat de makkelijke winst na de verlenging weer voor een volledige termijn vastligt. Seats die je niet nodig hebt, een abonnementsniveau dat niet past bij hoe je werkt en structurele problemen die teams vertragen: ze kosten allemaal meer naarmate ze langer blijven bestaan.

Een audit geeft je ook een nulmeting. Weet je hoeveel borden actief zijn, welke automatiseringen draaien en welke teams wekelijks inloggen, dan kun je doelen stellen en vooruitgang meten, net als bij elke andere KPI.

Seats en gebruikerstypes (checks 1 tot 4)

1. Inactieve gebruikers. Maak een lijst van gebruikers die al 60 of 90 dagen niet actief zijn. Beslis per persoon: verwijderen, downgraden of opnieuw onboarden.
2. Gebruikerstypes. Controleer of mensen die werk alleen bekijken als volwaardig lid zijn ingesteld, terwijl een viewer- of gasttype zou volstaan.
3. Aantal seats tegenover je bundel. Vergelijk het aantal actieve gebruikers met de seatbundel waarvoor je betaalt. Zit je net boven een bundelgrootte, dan kan een opkuis je naar een kleinere bundel brengen.
4. Vertrokken medewerkers. Controleer dat mensen die het bedrijf verlaten hebben, verwijderd zijn en dat hun borden en automatiseringen aan iemand anders zijn toegewezen.

Plan-keuze (checks 5 tot 7)

1. Functies die je echt gebruikt. Lijst de functies op die je abonnementsniveau verantwoorden, zoals privéborden, tijdregistratie of hogere automatiseringslimieten op Pro. Gebruikt niemand ze, stel dan het niveau in vraag.
2. Limieten waar je steeds tegenaan loopt. De omgekeerde check: werken teams rond limieten voor automatiserings- of integratieacties, of bouwen ze minder dashboards dan ze nodig hebben?
3. Afzonderlijke producten. Gebruik je work management, CRM en service, controleer dan of de seats en abonnementen over die producten heen nog logisch samenhangen.

Licentie-optimalisatie hoort standaard bij de implementatiescope van Tryve, zoals bij de opzet voor 123inkt, want het juiste abonnement hangt af van hoe het account is opgebouwd.

Structuur (checks 8 tot 12)

1. Wildgroei aan borden. Tel actieve tegenover inactieve borden. Archiveer borden zonder activiteit sinds maanden.
2. Dubbels. Zoek naar meerdere borden die voor verschillende teams hetzelfde doen, vaak kopieën van een sjabloon die uit elkaar zijn gegroeid.
3. Logica van de workspaces. Vindt een nieuwe medewerker het werk van zijn team in minder dan een minuut? Zo niet, dan verdient de workspace-structuur aandacht.
4. Consistente statuslabels. “Klaar”, “Voltooid” en “Afgerond” op vergelijkbare borden breken dashboards over meerdere borden heen.
5. Ongebruikte kolommen. Kolommen die niemand invult, maken borden minder leesbaar en data minder betrouwbaar.

Automatiseringen en integraties (checks 13 tot 15)

1. Eigenaars van automatiseringen. Elke automatisering hoort een gekende eigenaar te hebben. Automatiseringen van mensen die vertrokken zijn, zijn een klassieke bron van onverwachte e-mails en stille fouten.
2. Gebruikte acties tegenover de limiet. Vergelijk het maandelijkse aantal automatiserings- en integratieacties met de limiet van je abonnement. Voeg luidruchtige automatiseringen samen. Onze gids over automatiseringen die tijd besparen toont wat het bewaren waard is.
3. Gezondheid van integraties. Controleer of gekoppelde apps en integraties nog werken en nog met het juiste account verbonden zijn. Verwijder wat niemand gebruikt.

Permissies en beveiliging (checks 16 tot 18)

1. Aantal admins. Beperk accountadmins tot een kleine groep met naam en toenaam.
2. Bordeigenaarschap en privéborden. Gevoelige borden (HR, financiën, klantcontracten) horen privé of afgeschermd te zijn, met benoemde eigenaars.
3. Gasttoegang. Overloop de externe gasten. Trek de toegang in voor afgeronde projecten en klanten.

Voor een diepere blik op rollen en structuur, zie onze gids over governance en permissies in monday.com.

Adoptie en waarde (checks 19 tot 20)

1. Wekelijks actief gebruik per team. Welke teams leven in monday.com, en welke draaien nog parallelle spreadsheets of e-mailthreads? Adoptiegaten zijn de duurste bevinding in elke audit.
2. Resultaten, geen borden. Kun je voor elk kernproces benoemen wat monday.com verbeterd heeft: minder statusvergaderingen, snellere overdrachten, minder gemiste deadlines? Zo niet, stel dan per team één meetbaar doel voor de volgende termijn.

Ben je van plan AI in te zetten, voeg dan nog één check toe: het verbruik van AI-credits per team en een eigenaar per agent. Zie wat je eerst automatiseert met AI-agents in monday.com.

Wat doe je met de bevindingen?

Deel elke bevinding in drie groepen in:

• Oplossen vóór de verlenging: seats, gebruikerstypes, abonnementsniveau.
• Oplossen binnen de 90 dagen: structuur, automatiseringen, permissies.
• Doorlopend: adoptie, training, eigenaarschap van governance.

Heeft niemand tijd om dat doorlopende deel op te nemen, dan is dat een signaal om managed services te overwegen, waarbij een partner het account maand na maand gezond houdt.

Veelgestelde vragen

Wanneer laat ik mijn monday.com-account doorlichten?

Minstens 60 dagen voor de verlenging, en na reorganisaties of fusies.

Hoelang duurt een monday.com-accountaudit?

Een eenvoudige zelfaudit duurt een paar uur; een volledige doorlichting over afdelingen heen duurt langer.

Wat is de meest voorkomende bevinding in een monday.com-audit?

Wildgroei aan borden en onduidelijk eigenaarschap van borden en automatiseringen.

Kan een audit mijn monday.com-kosten verlagen?

Vaak wel, via seats, gebruikerstypes en de juiste plan-keuze, en meestal verhoogt het ook de productiviteit.

Een onafhankelijke blik voordat je verlengt?

De monday.com Scan geeft je een duidelijke, geprioriteerde lijst van wat je moet oplossen, van seats over structuur tot adoptie. Boek een gratis kennismakingsgesprek met Tryve.

Bronnen

• monday.com Support: Plans and pricing for monday.com
• monday.com Support: Available plan types on monday AI work platform
• Tryve-case: 123inkt