Sinds 1 januari 2026 moeten in België gevestigde, btw-plichtige ondernemingen hun B2B-facturen als gestructureerde e-facturen versturen en ontvangen, met het Peppol-netwerk als standaardkanaal. Er liep een tolerantieperiode tot 31 maart 2026, en bij herhaalde inbreuken gelden oplopende boetes. De meeste aandacht gaat naar de facturatiesoftware. Wat over het hoofd wordt gezien, zit stroomopwaarts: een e-factuur is maar zo correct als de klantgegevens waarop ze gebaseerd is. Staan er in je CRM verkeerde juridische namen, ontbrekende ondernemingsnummers of niet-gevalideerde btw-nummers, dan brengt Peppol die fouten aan het licht op het slechtst denkbare moment: wanneer je betaald wilt worden.
Dit artikel gaat over dat stroomopwaartse deel: wat sales operations moet aanpassen in het CRM en in de overdracht van offerte tot betaling (quote-to-cash). Het is geen fiscaal advies; laat je verplichtingen bevestigen door je boekhouder. Werk je met monday CRM en wil je het datamodel en de integraties goed laten opzetten, dan hoort dat bij onze monday.com-implementatiedienst.
De belangrijkste punten, op basis van de Belgische regels en de officiële FAQ van het e-facturatieportaal:
België is er vroeg bij, maar geen uitzondering. Het EU-pakket VAT in the Digital Age (ViDA) stuurt vanaf 2030 aan op rapportering op basis van e-facturatie voor grensoverschrijdende B2B-transacties, dus bedrijven die in de hele EU verkopen, krijgen met vergelijkbare vereisten te maken.
Omdat de factuur haar gegevens erft van de deal. Kijk waar elk factuurveld vandaan komt:
| Factuurgegeven | Waar het meestal ontstaat | Wat er misloopt |
|---|---|---|
| Juridische naam van de entiteit | CRM-account | Handelsnaam in plaats van juridische naam |
| Btw-nummer | CRM-account | Ontbreekt, verkeerd getypt of nooit gevalideerd |
| Ondernemingsnummer / Peppol-ID | Vaak nergens | Helemaal niet vastgelegd |
| Factuuradres en contactpersoon | CRM-account of -contact | Verouderd na een verhuis of fusie |
| Producten, prijzen, kortingen | Offerte in het CRM | Handmatig overtikken in de facturatietool |
| Referentie van de bestelbon | E-mailthread | Verloren, factuur geweigerd door de klant |
Toen facturen nog pdf’s waren, loste iemand dit stilletjes op. Met gestructureerde e-facturen leiden afwijkingen tot geweigerde facturen en vertraagde betalingen. De oplossing hoort thuis waar de data ontstaat: in het CRM, op het moment dat een account en een deal worden aangemaakt.
Voor Belgische B2B-klanten raden we deze velden standaard aan op het accountbord (bedrijvenbord):
Maak de kritieke velden verplicht voordat een deal naar de fase contract of gewonnen kan gaan. Die ene regel voorkomt de meeste weigeringen verderop in de keten.
monday CRM is uitstekend voor accounts, deals, offertes en de opvolging na een verkoop. Voor de wettelijke factuur is de praktische opzet om het te koppelen aan een boekhoud- of facturatietool die Peppol ondersteunt, in plaats van het CRM tot facturatiemotor te willen maken.
Een strakke flow ziet er zo uit:
Integraties kunnen native zijn, via een connectorplatform verlopen of op maat gebouwd worden via de API, afhankelijk van de boekhoudtool. De principes staan in onze wiki over monday.com integreren met andere platformen, en gekoppelde opzetten lonen ook buiten compliance: in de Carya-case hielp een monday.com-integratie om zo’n 900 e-mails per maand uit te sparen.
Peppol dwingt stilletjes een gesprek af dat veel bedrijven hebben uitgesteld: wie is eigenaar van de stamgegevens van klanten? Ons antwoord is eenvoudig. Sales is eigenaar van het aanmaken ervan, finance van de regels, en het CRM dwingt die regels af. Zijn overdrachten tussen sales, delivery en finance nu al een pijnpunt, lees dan onze gids over sales, projecten en operations op elkaar afstemmen.
Het voordeel reikt verder dan compliance. Zodra de factuurstatus terugvloeit naar het CRM, krijg je een vollediger beeld van de klantlevenscyclus: niet alleen wat er verkocht is, maar ook wat er gefactureerd, betaald en verlengd is.
Ben je je CRM-structuur nog aan het opbouwen, begin dan met onze handleiding voor de implementatie van monday CRM en onze aanpak voor monday CRM.
Ja, voor B2B-facturen tussen btw-plichtige ondernemingen die in België gevestigd zijn, sinds 1 januari 2026.
Er wordt melding gemaakt van oplopende boetes van 1.500, 3.000 en 5.000 euro bij herhaalde inbreuken. Laat dit bevestigen door je boekhouder.
Gebruik monday CRM voor klant- en dealgegevens en verstuur de wettelijke factuur vanuit een gekoppelde facturatietool die Peppol ondersteunt.
Meestal 0208 gevolgd door het 10-cijferige ondernemingsnummer.
We bekijken je accountgegevens en je quote-to-cash-flow, en zetten monday CRM zo op dat facturen vertrekken vanuit zuivere, gevalideerde data. Boek een gratis kennismakingsgesprek met Tryve.
Tryve is een monday.com platinum partner en helpt bedrijven met het implementeren van geavanceerde projectmanagementtools!
